13.2 In de loonstaat
kolom 3
bruto-nettotraject
U neemt een belaste kostenvergoeding op in kolom 3 van de loonstaat van de werknemer: Loon in geld. Gaat het om een voor de werknemer onbelaste kostenvergoeding, dan komt het betreffende bedrag niet in zijn loonstaat terug. De vergoeding blijft in dat geval immers buiten het bruto-nettotraject van de werknemer.
Een belaste kostenvergoeding komt ook op de jaaropgaaf van de werknemer terug, namelijk als onderdeel van het totaalbedrag in de rubriek ‘Loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen’. Een onbelaste kostenvergoeding blijft buiten de jaaropgaaf.
Terugbetaling
te veel ontvangen
Het kan gebeuren dat een werknemer te veel aan kostenvergoeding heeft ontvangen, bijvoorbeeld door een verkeerde overboeking, of bij een vaste kostenvergoeding die niet tijdig is aangepast aan gewijzigde omstandigheden. U zult hem het te veel uitbetaalde bedrag dan laten terugbetalen. Laat u de werknemer een vergoeding terugbetalen waarover eindheffing is betaald, dan vermindert u het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen waarover u eindheffing betaalt met die terugbetaling.
Terugbetaalde vergoeding is soms negatief loon
negatief loon
Bij de terugbetaling door de werknemer van te veel ontvangen kostenvergoeding zijn er twee situaties mogelijk:
- De terugbetaling vormt negatief loon, omdat de eerdere vergoeding belast was. Er is als het ware sprake van een negatieve nabetaling, die u hetzelfde kunt behandelen als een (positieve) nabetaling (zie paragraaf 12.1). Het terug te betalen bedrag verlaagt dus het belastbare loon in de periode van terugbetaling, maar onder voorwaarden mag uw onderneming dit negatieve loon verwerken in het tijdvak waarop de terugbetaling betrekking heeft, volgens de loon-over-systematiek.
- De terugbetaling vormt geen negatief loon, omdat de eerdere vergoeding onbelast was (omdat het een gerichte vrijstelling of aangewezen eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte betrof). Als u het terugbetaalde bedrag aanwijst als eindheffingsloon, houdt u meer vrije ruimte over.