13.4 Bewaarplicht

gang van zaken

Bij het uitbetalen van kostenvergoedingen aan werknemers moet uw onderneming de gegevens van die vergoedingen bewaren. Het hangt van de (afgesproken) gang van zaken binnen uw onderneming af in welke administratie dit precies moet gebeuren (zie ook paragraaf 10.2).

Specifiek

bewaren

niet per werknemer

Voor sommige gegevens is echter specifiek aangegeven waar u deze moet bewaren. Zo moet u bijvoorbeeld de gegevens voor reiskostenvergoedingen bij de loonadministratie bewaren, maar als het om incidentele reizen gaat, hoeft dat niet verplicht bij de loonadministratie te gebeuren. Ook geldt bijvoorbeeld dat vastlegging van de (kopieën van) vergoede vervoerbewijzen niet per werknemer hoeft te gebeuren. Er moet dan echter wel een directe en duidelijke link te leggen zijn tussen de aan de werknemer betaalde vergoeding en de plaatsbewijzen.

Verplicht en raadzaam

basisregistratie

In de voorgaande hoofdstukken, waarin verschillende gerichte vrijstellingen zijn behandeld, is steeds aangegeven wat er specifiek bij die onbelaste vergoeding moet worden bewaard of wat raadzaam is om te bewaren, en – indien van toepassing – waar dit moet gebeuren. De gegevens van kostenvergoedingen aan werknemers die u in de (loon)administratie bewaart, maken deel uit van de zogenoemde basisregistratie, net zoals die in de kas- en financiële administratie. Dit betekent dat hiervoor een bewaarplicht geldt van minstens zeven jaar.