13.1 Op de loonstrook

belaste vergoeding

onbelaste vergoeding

De kostenvergoedingen die u tegelijk met het reguliere loon aan werknemers uitbetaalt, maar die geen deel van het afgesproken loon uitmaken, zult u op de loonstrook van de werknemer moeten opnemen:

• Als het om een belaste vergoeding gaat, vormt deze onderdeel van het totale bedrag aan te belasten loon van de werknemer. U neemt de kostenvergoeding dan bijvoorbeeld op onder de bedragen aan overige brutoloonbestanddelen, zodat duidelijk is dat de vergoeding onderdeel is van de grondslag waarover u loonbelasting/premie volksverzekeringen heeft ingehouden.
• Gaat het om een onbelaste vergoeding, dan vermeldt u deze buiten het bruto-nettotraject van de werknemer. Op die manier is het voor de werknemer duidelijk welk bedrag hij aan kostenvergoeding uitbetaald heeft gekregen en dat het hierbij ging om een onbelaste vergoeding.

Verplicht

onderdeel van loon

verplicht specificeren

uitsplitsen

De situatie kan ook zijn dat u de (vaste) kostenvergoeding niet apart van het loon van de werknemer bent overeengekomen, maar als onderdeel van zijn loon. Dit is bijvoorbeeld het geval als u met de werknemer een loon van € 1.750 per maand heeft afgesproken, waarvan € 250 is bestemd voor de bestrijding van kosten gerelateerd aan de dienstbetrekking. In dat geval bent u verplicht om de kostenvergoeding op de loonstrook te specificeren, omdat er feitelijk een lager bedrag aan loon wordt betaald (in dit voorbeeld slechts € 1.500, want de kostenvergoeding van € 250 geldt niet als loon). De specificatie op de loonstrook maakt die feitelijke situatie duidelijk. Bij die verplichte specificatie kunt u niet volstaan met vermelding van het totaalbedrag van de kostenvergoeding die onderdeel is van het loon. U moet de diverse kostenposten waaruit deze vergoeding bestaat nader uitsplitsen, inclusief het bijbehorende bedrag en de kwalificatie ervan voor de loonheffingen.