U bent hier

Onderneming & Salaris
…
Kostenvergoedingen10. Kosten vergoeden op declaratiebasis
Voor Onderneming & Salaris

10. Kosten vergoeden op declaratiebasis

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Fiscaal Rendement
Publicatiedatum: juni 2024

U kunt de kostenvergoedingen aan werknemers regelen via een vergoeding op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Het vergoeden op declaratiebasis brengt veel administratieve rompslomp met zich mee, omdat u de onbelast uitbetaalde vergoedingen individueel moet onderbouwen. Uw onderneming moet het declaratieproces zó inrichten dat het voor alle partijen het minst bewerkelijk is.

naast elkaar

U kunt het vergoeden van kosten per declaratie en per vaste vergoeding (zie hiervoor hoofdstuk 11) naast elkaar laten bestaan, zolang er maar verschillende kosten (onbelast) mee worden vergoed. Welke vergoedingsvorm het meest geschikt is, hangt van de specifieke situatie af.

Zorg ervoor dat kosten die u via een vaste kostenvergoeding vergoedt niet óók op declaratiebasis worden vergoed, en andersom. Dit levert namelijk dubbele kosten op en daarnaast is het vergoeden slechts één keer onbelast mogelijk. Dit gaat in de praktijk vaak mis.

10.1 Declaratiebeleid

Bij het vergoeden van kosten op declaratiebasis geeft uw onderneming werknemers de mogelijkheid om hun gemaakte zakelijke kosten te declareren, wat dus altijd achteraf gebeurt. Het kan in dat geval gaan om een declaratie van de werkelijke kosten – zoals bij reiskosten met het openbaar vervoer of gemaakte representatiekosten – of om een declaratie...

10.2 Verantwoordelijke administratie

Als uw onderneming de zakelijke kosten van werknemers vergoedt op declaratiebasis, vergoedt – en administreert – u dit vanzelfsprekend op werknemersniveau. Bovendien moeten de bijbehorende bonnetjes of andere betalingsbewijzen ter onderbouwing in de administratie worden bewaard. Via welke administratie dit precies loopt, hangt af van de afspraken...