13. Kostenvergoedingen in de loonadministratie
Bij de uitbetaling van kostenvergoedingen aan werknemers via de loonadministratie krijgt uw onderneming te maken met diverse aspecten. Niet alleen is de fiscale behandeling ervan natuurlijk van belang, maar ook of zo’n kostenvergoeding op de loonstrook en in de loonstaat en aangifte loonheffingen moet worden opgenomen. Daarnaast moet u de te bewaren gegevens ook lang genoeg en op de juiste plek bewaren.
Voor het onbelast kunnen vergoeden van kosten aan werknemers waarbij in eerste instantie sprake is van (belast) loon (zie hoofdstuk 1), moet uw onderneming de kostenvergoeding altijd als eindheffingsloon aanwijzen. Als er voor de betreffende vergoeding een gerichte vrijstelling geldt, gaat dit eindheffingsloon niet ten laste van de vrije ruimte. Geldt er geen gerichte vrijstelling, dan gaat het om regulier aangewezen eindheffingsloon dat wél vrije ruimte inneemt.
Zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden, levert het aangewezen eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte geen extra kosten voor uw onderneming op. Pas bij overschrijding is loonbelasting over het meerdere verschuldigd in de vorm van 80% eindheffing.
Vastleggen
in de arbeidsvoorwaarden
Dat u kostenvergoedingen aan werknemers aanwijst als eindheffingsloon kan blijken uit de administratie, uiterlijk op het genietingsmoment van de vergoeding. Uw onderneming kan dit echter ook (vooraf) in de arbeidsvoorwaarden vastleggen. Hiermee is het voor werknemers duidelijk dat het bij het recht op betreffende kostenvergoeding om een onbelaste vergoeding gaat.