3.6 Loonadministratie
Zoals u al in hoofdstuk 2 kon lezen gelden er specifieke regels voor het bewaren van de loonadministratie. Zo staat er in de Wet op de loonbelasting dat uw onderneming een loonadministratie moet voeren en daarbij de gegevens moet administreren met betrekking tot bijvoorbeeld vrijgestelde uitkeringen, vergoedingen en verstrekkingen.
Bewaarplaats
bewaarplaats
vaste inrichting
Daarnaast vindt u in de Uitvoeringsregeling loonbelasting bepalingen over de bewaarplaats van de loonadministratie. Uw onderneming is verplicht om de loonadministratie te bewaren op de plaats waar het kantoor is gevestigd of op de vestigingsplaats van de rechtspersoon (zoals een bv of nv). Is uw onderneming gevestigd in het buitenland, dan moet u de loonadministratie bewaren op de plek waar uw onderneming in Nederland een vaste inrichting heeft of op de woon- of vestigingsplaats van de vaste vertegenwoordiger. Wilt u van de hoofdregel afwijken, dan moet u de fiscus vragen of u een andere bewaarplaats mag gebruiken.
Aansluiting financiële en salarisadministratie
salariskosten
grootboek
Een directe boekhoudkundige verbinding tussen de financiële afdeling en de salarisadministratie vormt de loonjournaalpost: het overzicht van de hoogte van de totale salariskosten. Deze loonjournaalpost is een tabel waarin specifiek verantwoord wordt hoeveel uw onderneming aan salarissen over een bepaalde periode uitkeerde. Ook staat er welke reserveringen er zijn gemaakt voor de afdrachten van premies. De salarisadministratie levert de loonjournaalpost periodiek aan de financiële afdeling. Zo is te controleren of de loonadministratie sluitend is. De hele loonjournaalpost moet periodiek aangesloten worden met het grootboek. Om ervoor te zorgen dat de loonjournaalpost een goede koppeling kan maken, kunt u gebruikmaken van het decimale rekeningstelsel. Op rendement.nl/fadossier vindt u een tool over het decimale rekeningstelsel.