3.1 Kas en bank
kassasysteem
aangifte
De gegevens die uw kassasysteem vastlegt, vormen een belangrijk onderdeel van de administratie van uw onderneming. De gegevens uit uw kasadministratie moeten zowel voor een goede eigen bedrijfsvoering als voor het indienen van een juiste en volledige belastingaangifte betrouwbaar zijn.
Eisen kasadministratie
back-up
BTW- percentage
Zorg er daarom voor dat uw kasadministratie voldoet aan de volgende eisen:
- Bewaar alle transactiegegevens. In uw kassa is een elektronisch journaal aanwezig dat alle handelingen vastlegt.
- U kunt de (digitale) transactiegegevens binnen een redelijke termijn (re)produceren. Mocht het geheugen van de kassa niet groot genoeg zijn om alle gegevens te bewaren, maak dan regelmatig een back-up op een ander medium.
- Zorg ervoor dat uw transactiegegevens controleerbaar zijn. Met andere woorden, is de registratie van de transacties en de gegevens die daarbij horen, zoals tijdstip en nummering van de transacties, binnen de administratie van uw onderneming te volgen? Leg bijzondere registraties vast. Denk hierbij aan de correctie van al geregistreerde transacties, het opleiden van personeel en het inloggen van werknemers.
- Geef bij een belastingcontrole inzicht in de instellingen van het kassasysteem. Verandert uw onderneming de instellingen van het kassasysteem, bewaar dan deze wijzigingen. Denk hierbij aan wijzigingen van prijzen en het BTW-percentage.
- Beveilig de transactiegegevens van het kassasysteem. Zo voorkomt u dat de gegevens achteraf verloren gaan of te manipuleren zijn.
- Bij een controle kunt u de transactiegegevens in een leesbaar formaat, op afroep en binnen een redelijke termijn aan de Belastingdienst ter beschikking stellen.
Als uw onderneming met een keurmerkkassa werkt, kunt u in principe erop vertrouwen dat uw kasadministratie aan alle hierboven genoemde eisen voldoet.
Bankboek
controleren
automatisch
Tot de administratie van uw onderneming behoren ook (kassa)bonnen, facturen, kwitanties en rekeningoverzichten van de bank. Binnen grotere ondernemingen kunnen het aantal bankrekeningen snel oplopen. De meest eenvoudige en snelle manier om te controleren of het bankboek is bijgewerkt is door het saldo van de bankrekening van uw onderneming te controleren aan de hand van het bankafschrift van dezelfde datum. Bankafschriften worden vaak automatisch verstuurd naar het boekhoudpakket, maar ook met deze technologie kan weleens iets misgaan. Het is dus belangrijk om dit zelf te blijven controleren.
Wilt u wat grondiger te werk gaan? Toets dan het aantal mutaties van de bankrekening aan het aantal mutaties in de boekhouding. Exporteer hiervoor de mutaties van de bank naar Excel en doe hetzelfde vanuit de boekhouding. Zo vindt u een eventueel verschil.