1.4 Loonadministratie
onontbeerlijk
Sowieso is een goede salarisadministratie onontbeerlijk om de beloningen die werknemers uit de dienstbetrekking ontvangen fiscaal correct te kunnen verwerken en zo het juiste bedrag aan verschuldigde loonheffingen te kunnen berekenen. Daarnaast bent u ook verplicht om bepaalde administratieve zaken goed te regelen, mogelijk op straffe van een boete als u niet aan die verplichting voldoet.
Loonheffingen
gegevens vastleggen
U moet in elk geval de zogeheten gegevens voor de loonheffingen van de werknemers vastleggen in de salarisadministratie. De werknemers moeten deze gegevens schriftelijk of digitaal aanleveren, voorzien van een dagtekening en (digitale) handtekening. De aanlevering van de gegevens voor de loonheffingen door de werknemers is vormvrij. U kunt hiervoor het door de Belastingdienst beschikbaar gestelde model gebruiken of een eigen model, zolang u maar alle gegevens vastlegt. Via www.rendement.nl/salarisdossier vindt u een handige tool hiervoor.
Aanlevering van de gegevens voor de loonheffingen moet vóór de eerste werkdag gebeuren, of vóór de start van de werkzaamheden als de eerste werkdag dezelfde dag als die van aanname is.
Het gaat om aanlevering van de volgende gegevens:
- naam en voorletters;
- geboortedatum;
- burgerservicenummer (BSN);
- adres, postcode en woonplaats (inclusief woonland en regio als de werknemer niet in Nederland woont);
- verzoek om de loonheffingskorting toe te passen (indien gewenst);
- verzoek om de tijdelijke heffingskorting voor vroeggepensioneerden toe te passen (indien gewenst).
Loonstaat
rubrieken
Ook moet u voor iedere nieuwe werknemer een loonstaat aanleggen. Een loonstaat bevat een deel met rubrieken voor de algemene gegevens waar u de persoonlijke gegevens van de werknemer, de gegevens van uw onderneming en de gegevens voor de tabeltoepassing moet invullen. Daarnaast bevat een loonstaat een deel met kolommen waar u de specifieke gegevens van elke loonbetaling invult.
Een loonstaat is een overzicht waarop u alle betalingen/verstrekkingen en inhoudingen rond die werknemer moet vermelden die van belang zijn voor de loonheffingen.
Ook voor de loonstaat geldt dat u de keuze heeft om het door de Belastingdienst beschikbaar gestelde model te gebruiken of een eigen model, zolang maar alle verplichte gegevens op de bijgehouden loonstaat voorkomen. U vindt een handige tool hiervoor via www.rendement.nl/salarisdossier.
Loonstrook
werknemers informeren
Verder bent u verplicht om de werknemers via een loonstrook te informeren over hoe precies van het afgesproken brutoloon tot het aan hen uitbetaalde nettoloon is gekomen.
De loonstrook is vormvrij en u mag hem ook digitaal verstrekken in plaats van op papier, maar alleen als de werknemers met digitale verstrekking hebben ingestemd. Bovendien moeten de werknemers de gelegenheid hebben om de loonstrook op te slaan zodat zij hem op een later moment nog eens kunnen bekijken.
De verplichting tot het verstrekken van een loonstrook aan werknemers geldt alleen bij de eerste loonbetaling én bij elke loonbetaling daarna die afwijkt van de vorige. Het is echter gebruikelijk om werknemers gewoon bij elke loonbetaling een (digitale) loonstrook te verstrekken.
in elk geval vermelden
Op de loonstrook moet u in elk geval de volgende gegevens vermelden:
- uw naam (werkgever);
- naam werknemer;
- brutoloon in geld;
- samenstelling van bruto- of nettoloon;
- op het loon ingehouden bedragen;
- periode waarover het loon is betaald (loontijdvak);
- aantal uren dat de werknemer op basis van de arbeidsovereenkomst werkt;
- voor de werknemer geldende wettelijk minimumloon.
verstandig te vermelden
Naast deze verplichte gegevens is het verstandig om ook bepaalde andere zaken op de loonstrook te vermelden, zoals het aantal gewerkte dagen in de betreffende periode, het belastbare loon, het BSN van de werknemer, het geldende nummer inkomstenverhouding, de van toepassing zijnde tabel voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen en of u de loonheffingskorting toepast of niet.
Let op dat u per 1 januari 2016 verplicht wordt om op de loonstrook ook de aan werknemers verstrekte onkostenvergoedingen te specificeren die onderdeel van het loon zijn.
Jaaropgaaf
na afloop kalenderjaar
Na afloop van elk kalenderjaar moet u de werknemers een jaaropgaaf verstrekken. Dit mag u ook eerder doen, bijvoorbeeld in de situatie dat een werknemer eerder in het jaar uit dienst gaat. U mag de jaaropgaaf digitaal verstrekken in plaats van op papier, maar alleen als de werknemers de gelegenheid hebben om hem op een later moment – ook na uitdiensttreding – nog eens te kunnen bekijken.
De vorm van de verplichte jaaropgaaf
laatste loonstrook
Een jaaropgaaf kent geen voorgeschreven vorm. U kunt hiervoor het door de Belastingdienst beschikbaar gestelde model gebruiken of een eigen model, zolang maar alle verplichte gegevens op de jaaropgaaf voorkomen.
in elk geval opnemen
Ook de laatste (digitale) loonstrook van het jaar mag als jaaropgaaf dienen als daar alle cumulatieve verplichte gegevens op staan vermeld. Het moet in die situatie wel duidelijk zijn voor de werknemer dat die loonstrook ook meteen als jaaropgaaf dient. En u moet de werknemers erop wijzen welke gegevens van die laatste loonstrook van het jaar precies hun jaaropgaaf vormen.
U moet op een jaaropgaaf – in welke vorm ook – in elk geval de volgende gegevens opnemen:
- naam- en adresgegevens van werkgever en werknemer;
- BSN van de werknemer;
- loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen (kolom 14 van de loonstaat);
- ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen (kolom 15 van de loonstaat);
- of u bij berekening van de loonbelasting/premie volksverzekeringen de loonheffingskorting heeft toegepast en zo ja, per wanneer;
- totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting (kolom 18 van de loonstaat);
- loon voor de ZVW (kolom 12 van de loonstaat);
- eventuele op het nettoloon van de werknemer ingehouden bijdrage ZVW (kolom 16 van de loonstaat);
- totaalbedrag aan eventueel verrekende levensloopverlofkorting (kolom 19 van de loonstaat);
- voor de werknemer betaalde werkgeversheffing ZVW;
- totaal aan voor de werknemer betaalde premies werknemersverzekeringen.