10.1 Declaratiebeleid
altijd achteraf
Bij het vergoeden van kosten op declaratiebasis geeft uw onderneming werknemers de mogelijkheid om hun gemaakte zakelijke kosten te declareren, wat dus altijd achteraf gebeurt. Het kan in dat geval gaan om een declaratie van de werkelijke kosten – zoals bij reiskosten met het openbaar vervoer of gemaakte representatiekosten – of om een declaratie per afgelegde kilometer, zoals bij reiskosten met eigen vervoer mogelijk is. De vergoeding van kosten op declaratiebasis leent zich vooral voor incidentele, wisselende of hoge kosten, maar het staat uw onderneming uiteraard vrij om deze vorm op welke kosten dan ook toe te passen.
Het is van belang dat u een goed declaratieprotocol heeft. Op die manier is voor iedereen duidelijk welke kosten kunnen worden gedeclareerd, en op welk moment en welke manier dat moet gebeuren.
Periodiek
administratief gedoe
U kunt met de werknemers afspreken dat ze de kosten declareren zodra zij deze hebben gemaakt. Dat kan tussendoor al veel administratief gedoe opleveren. Het is daarom ook mogelijk om te kiezen voor een periodieke declaratiemogelijkheid, bijvoorbeeld maandelijks. Hiervoor kunnen werknemers dan een declaratieformulier gebruiken waarop ze gedurende die maand hun kosten bijhouden (en de bijbehorende bonnetjes bewaren). Dit formulier leveren zij dan na afloop van die maand in.
Tijdslimiet
Het kan handig zijn om een bepaalde tijdslimiet in te stellen, bijvoorbeeld dat werknemers hun kosten binnen een periode van drie maanden moeten declareren. Declaratie van kosten ouder dan drie maanden sluit u daarmee uit.
Op rendement.nl/fiscaaldossier vindt u een voorbeeld van een declaratieformulier waarmee werknemers hun reiskosten – zowel gemaakt met openbaar vervoer als met eigen vervoer – en overige kosten kunnen declareren.
Uitbetaling
tegelijk
U moet ook afspraken maken over het tijdstip waarop de gedeclareerde kosten van de werknemers worden uitbetaald. Doet u dat bijvoorbeeld binnen twee weken na het indienen van de declaratie, of eens per maand? Misschien betaalt uw onderneming de declaraties tegelijk met de uitbetaling van het loon. In dat geval krijgt de uitbetaling ook een plekje op de loonstrook (zie paragraaf 13.2).
Afhandeling kostendeclaraties over 2023
wetgeving 2023
onbelast
Het kan voorkomen dat werknemers dit jaar nog kosten declareren uit 2023. Uw onderneming moet dan aan de hand van de wetgeving per 2023 beoordelen of een vergoeding voor die kosten loon is of een gerichte vrijstelling. Let op dat het aanwijzen als eindheffingsloon met terugwerkende kracht niet mogelijk is. Als de werknemer vorig jaar al onvoorwaardelijk recht had op onbelaste vergoeding van de nu nog gedeclareerde kosten, zonder dat daar verdere voorwaarden aan zaten verbonden, kunt u de vergoeding onbelast uitbetalen.