10.2 Verantwoordelijke administratie

op werknemersniveau

Als uw onderneming de zakelijke kosten van werknemers vergoedt op declaratiebasis, vergoedt – en administreert – u dit vanzelfsprekend op werknemersniveau. Bovendien moeten de bijbehorende bonnetjes of andere betalingsbewijzen ter onderbouwing in de administratie worden bewaard. Via welke administratie dit precies loopt, hangt af van de afspraken die er binnen uw onderneming gelden.

Kas

tekenen

Het kan voorkomen dat werknemers kostendeclaraties contant krijgen uitbetaald. In dat geval moeten werknemers tekenen voor ontvangst. De ontvangstbevestiging, inclusief de ingediende declaraties met bijbehorende betaalbewijzen, bewaart u in de kasadministratie.

Overschrijving

bankrekening

bovenmatig

Het kan ook zijn dat de werknemers hun gedeclareerde kosten via een overschrijving op hun bankrekening krijgen uitbetaald. In dat geval kan dit via de loonadministratie of financiële administratie verlopen:

• Als de kostenvergoeding überhaupt geen loon vormt – zoals een intermediaire kostenvergoeding (zie paragraaf 1.1) – lijkt het logischer dat uitbetaling ervan, evenals de vastlegging van de gegevens via de financiële administratie gaat.
• Bij kostenvergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, hangt het meestal af van welke afdeling verantwoordelijk is voor het verplichte aanwijzen ervan als eindheffingsloon, de loonadministratie of financiële administratie. Let daarbij ook op dat er sprake kan zijn van een bovenmatig deel en de kostenvergoeding slechts deels als gerichte vrijstelling geldt. Het bovenmatige deel moet uw onderneming dan als loon bij de werknemer of via de vrije ruimte verwerken.
• Gaat het om een kostenvergoeding die onderdeel van het loon is, dan moet uitbetaling ervan en vastlegging van de te bewaren gegevens via de loonadministratie verlopen.