3.3 Vergoeding werkelijke kosten
vervoermiddel
U kunt er ook voor kiezen om werknemers de werkelijke kosten van hun zakelijke reizen te vergoeden. In dat geval maakt het wel uit welk vervoermiddel de werknemer precies gebruikt, omdat de onbelaste vergoeding vaak specifieke voorwaarden met zich meebrengt.
3.3.1 Vervoerbewijzen
Als werknemers voor het werk met het openbaar vervoer reizen, kunt u de kosten van de plaatsbewijzen onbelast vergoeden. Hiervoor geldt dan een gerichte vrijstelling (zie hiervoor paragraaf 2.1). Uw onderneming moet de vergoeding als eindheffingsloon aanwijzen.
Aannemelijk
administratie
U moet aannemelijk maken dat de werknemer met het openbaar vervoer heeft gereisd. U doet dit bijvoorbeeld door bij de administratie (kopieën van) de gebruikte plaatsbewijzen te bewaren.
De vastlegging in de administratie hoeft niet per werknemer te gebeuren. Er moet wel een directe en duidelijke link te leggen zijn tussen de aan de werknemer betaalde vergoeding en de plaatsbewijzen.
3.3.2 Ov-chipkaart
Om bij het gebruik van een ov-chipkaart aannemelijk te kunnen maken dat de werknemers met het openbaar vervoer hebben gereisd, kunt u de transactieoverzichten gebruiken. Zorg er dus voor dat de werknemers die overzichten bij u inleveren.
Aanschafkosten
Ook iets om goed op te letten: een vergoeding van de aanschafkosten van een ov-chipkaart valt niet onder de gerichte vrijstelling. Uw onderneming kan deze vergoeding dus alleen onbelast aan werknemers geven door gebruik van de vrije ruimte.
U hoeft bij een reiskostenvergoeding geen rekening te houden met een eventuele vertragingsvergoeding die de werknemer (later) ontvangt. U kunt hem gewoon de volledige kosten van het vervoerbewijs onbelast vergoeden.
3.3.3 Ov-abonnement en voordeelkaart
Vanaf 1 januari 2024 zijn de regels voor ov-abonnementen en voordeelurenkaarten gewijzigd. Beide regelingen komen hierna kort aan bod.
Ov-abonnement in 2023
Of de vergoeding voor een abonnement voor het openbaar vervoer – zoals een jaartrajectkaart of ov-jaarkaart – in 2023 onbelast was, hing af van de zakelijke kosten die de werknemer met het abonnement maakte.
nacalculatie
drie mogelijkheden
aannemelijk
twee manieren
U kon die kosten op twee manieren bepalen:
- Uw onderneming maakte een afspraak met de werknemer over nacalculatie. U moest dan binnen een maand na afloop van de geldigheid van het ov-abonnement samen met de werknemer het zakelijk gebruik ervan bepalen. Bleken de kosten van het zakelijk gebruik lager dan de vergoeding die u had gegeven, dan waren er drie mogelijkheden:
- U liet de werknemer het verschil terugbetalen.
- U verwerkte het verschil als loon bij de werknemer.
- U wees het verschil als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte aan, waardoor het in onbelast loon voor de werknemer werd omgezet.
- Uw onderneming maakte de kosten van het zakelijk gebruik van het abonnement aannemelijk. Hierbij ging het erom dat de kosten van het zakelijk gebruik minstens zo hoog waren als de vergoede kosten van het abonnement. Was dat niet het geval, dan was de vergoeding belast loon. U kon dit desgewenst in onbelast loon voor de werknemer omzetten door gebruik te maken van de vrije ruimte.
Aannemelijk maken kosten zakelijk gebruik
Uw onderneming had twee manieren om de kosten van het zakelijk gebruik van een ov-abonnement aannemelijk te maken:
- door de kosten van de zakelijke reizen over een maand te berekenen en deze te toetsen aan 1/12 van de abonnementskosten;
- door de kosten van de zakelijke reizen over een periode van zes maanden (of langer) te berekenen en deze (eerste) zes maanden te toetsen aan de helft van de abonnementskosten.
Voordeelkaart in 2023
zakelijk gebruik
Ook bij de vergoeding van een voordeelabonnement hing het van (de korting op) de kosten van het zakelijk gebruik af of dit onbelast was vanwege een gerichte vrijstelling. Hierbij waren twee situaties mogelijk:
- De vergoeding was onbelast als de prijs van de voordeelkaart lager was dan de hiermee verkregen korting op de zakelijke reizen.
- De vergoeding was belast als de prijs van de voordeelkaart hoger was dan de hiermee verkregen korting op de zakelijke reizen. U kon de vergoeding in dat geval desgewenst als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.
Nieuwe regels 2024
Vanaf 1 januari 2024 is de vrijstelling voor ov-abonnementen en voordeelurenkaarten verruimd. Er bestaat nu geen onderscheid meer tussen het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van deze kaarten. Als de werknemer deze kaart (ook) gebruikt voor zakelijke reizen (daaronder valt ook woon-werkverkeer) dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling gericht vrijgesteld. Het privégebruik is nier meer van belang. Mocht er privégebruik zijn, dan is dat niet belast.
3.3.4 Ov-fiets
huurkosten
De NS biedt zijn reizigers de mogelijkheid om voor het laatste stuk van de reis een ov-fiets (of -scooter) te huren. U kunt de huurkosten van zo’n fiets onbelast aan de werknemer vergoeden, op voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon. Dit geldt ook voor het aan het gebruik toe te rekenen deel van de abonnementskosten. Voor deze als eindheffingsloon aangewezen vergoeding geldt een gerichte vrijstelling voor maximaal € 0,23 per kilometer, wat betekent dat een eventueel bovenmatig vergoedingsdeel wel vrije ruimte in beslag neemt.
U kunt ook in een fiets van de zaak voorzien. Op rendement.nl/fiscaaldossier vindt u een handige tool voor de drie mogelijke manieren: vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen.
3.3.5 Overig vervoer
boot
veerpont
Werknemers kunnen voor zakelijke reizen ook gebruikmaken van andere vervoermiddelen. Als werknemers voor een zakelijke reis (deels) gebruikmaken van een boot, taxi of vliegtuig, kan uw onderneming de werkelijke kosten hiervan onbelast vergoeden, eventueel in vaste vorm (zie hoofdstuk 11). U moet de vergoeding dan wel als eindheffingsloon aanwijzen, omdat alleen dan de gerichte vrijstelling geldt. Voor zakelijke reizen met deze vervoermiddelen is (uiteraard) geen onbelaste kilometervergoeding mogelijk. Als werknemers voor zakelijke reizen gebruikmaken van een veerpont, kunt u de werkelijke kosten onbelast vergoeden als het hierbij om openbaar vervoer gaat.
Als u tijdelijk ander vervoer aan werknemers vergoedt omdat zij wegens wegwerkzaamheden niet hun reguliere reistraject kunnen afleggen of dat niet via het reguliere vervoermiddel kunnen doen, vormt dat loon. U kunt dit wel onderbrengen in de vrije ruimte.
Deelauto
flexibel
Werknemers kunnen ook gebruikmaken van deelauto’s. Dit zijn auto’s die ze via een abonnement heel flexibel op vele locaties in Nederland kunnen oppikken en achterlaten. Ze betalen daarbij alleen huur voor de daadwerkelijke gebruiks-periode. U kunt de zakelijke kosten van zo’n gehuurde auto onbelast aan de werknemer vergoeden op voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon. U kunt er uiteraard ook voor kiezen om hiervoor een onbelaste kilometervergoeding te geven (zie paragraaf 3.2).