3.2 Kilometervergoeding

U kunt ervoor kiezen om werknemers een reiskostenvergoeding per kilometer te geven. In dat geval maakt het niet uit van welk eigen of openbaar vervoermiddel – of combinatie daarvan – de werknemer gebruikmaakt.

Maximaal

U kunt werknemers maximaal € 0,23 (bedrag in 2024) per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Hiervoor geldt namelijk een gerichte vrijstelling (zie ook paragraaf 2.1). Bij deze onbelaste kilometervergoeding geldt wel de voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon. Vanwege de gerichte vrijstelling neemt dit eindheffingsloon echter geen vrije ruimte in beslag. U kunt werknemers uiteraard desgewenst een hogere kilometervergoeding geven. Als het dan de bedoeling is om die kilometervergoeding geheel onbelast uit te betalen, zult u het bedrag boven de € 0,23 per zakelijke kilometer als eindheffingsloon moeten aanwijzen, waarbij dat aangewezen eindheffingsloon wél ten laste van de vrije ruimte gaat.

Gebruik eigen auto

toepassen

Let op als u werknemers een hoge kostenvergoeding geeft voor het gebruik van de eigen auto. Als de afgesproken vergoeding erop neerkomt dat u (nagenoeg) alle kosten van de auto vergoedt – inclusief afschrijvingskosten – stelt de Belastingdienst dat er feitelijk sprake is van een auto van de zaak. Dit betekent dat u dus de regels voor (het privégebruik van) een auto van de zaak moet toepassen. Hierbij maakt het geen verschil of de werknemer al dan niet een eigen bijdrage betaalt voor privégebruik.

Vast bedrag

U kunt werknemers een vast bedrag per zakelijke kilometer aan reiskosten vergoeden. Als werknemers naar een vaste werkplek reizen, kunt u de onbelaste reiskostenvergoeding onder voorwaarden ook in vaste vorm geven (zie paragraaf 11.2).

Variabel bedrag

salderen

U kunt ook een variabel bedrag per zakelijke kilometer aan reiskosten vergoeden. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een reiskostenvergoeding van € 0,13 voor woon-werkverkeer en een reiskostenvergoeding van € 0,28 voor overig zakelijk verkeer. Bij zo’n variabele kilometervergoeding mag u het gemiddelde nemen – het zogenoemde salderen – en voor dat gemiddelde bepalen of het onbelast is.

Voorwaarden

dekking

uiterste ­aangiftedatum

Aan dit salderen van reiskostenvergoedingen zijn voorwaarden verbonden, te weten:

• U legt schriftelijk vast dat de hogere kilometervergoedingen ook dienen ter dekking van de lagere kilometervergoedingen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen in een (aanvulling op de) vergoedingsregeling, of in de (collectieve) arbeidsovereenkomst.
• U saldeert de variabele kilometervergoedingen vóór de uiterste aangiftedatum van de laatste aangifte over het kalenderjaar en betaalt dan ook de eventueel verschuldigde loonheffingen. Als de werknemer eerder in het jaar uit dienst gaat, moet u de vergoeding in de maand van uitdiensttreding salderen en hierover afrekenen.