11.3 Gevolgen afwezigheid

doorlopen

Wat te doen met een vaste onbelaste kostenvergoeding als de werknemer tijdelijk afwezig is, door bijvoorbeeld vakantie of ziekte? Dan hangt het ervan af of de kosten tijdens die afwezigheid doorlopen of niet. Bij kosten die doorlopen mag uw onderneming ze gewoon in vaste vorm onbelast blijven vergoeden aan de werknemer.

niet doorlopen

terugkeer

De vaste vergoeding voor kosten die niet doorlopen kunt u onbelast blijven uitbetalen gedurende een afwezigheid van maximaal zes weken. Als de werkgever verwacht dat de werknemer langer afwezig zal zijn, mag hij de vaste kostenvergoeding nog onbelast uitbetalen gedurende de lopende en daaropvolgende kalendermaand. Als de werknemer weer aan het werk gaat, mag de werkgever de vaste kostenvergoeding pas weer onbelast gaan uitbetalen vanaf de maand na de maand van terugkeer.

arm gebroken

Stel dus dat een werknemer zich half november ziek meldt en het ernaar uitziet dat hij lange tijd afwezig zal zijn – ­bijvoorbeeld omdat hij een arm heeft gebroken – dan mag u de vaste reiskostenvergoeding nog gedurende november en december onbelast doorbetalen. Als de werknemer in februari van het volgende jaar weer aan de slag gaat, mag u de vaste reiskostenvergoeding pas weer per 1 maart onbelast uitbetalen.

Gevolgen

Let op dat de afwezigheid van een werknemer ook gevolgen kan hebben voor het al dan niet voldoen aan de voorwaarden van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding (zie paragraaf 11.2). De werknemer met de gebroken arm uit het voorbeeld hiervoor zal bij toepassing van de praktische berekeningsmethode 1 vermoedelijk nog steeds in voldoende weken naar de vaste werkplek moeten reizen.

vóór uitval

Bij toepassing van methode 2 kan de situatie echter anders zijn. Dan moet deze werknemer namelijk in de maanden vóór uitval – januari tot en met half november – minstens 10,5/12 × 128 = 112 dagen naar de vaste werkplek reizen. Is dat niet het geval – bijvoorbeeld als december hem met veel reisdagen aan het minimumvereiste had geholpen – dan is dit jaar slechts een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 voor de werkelijke zakelijke kilometers mogelijk.