11.1 Voorwaarden

alleen

kostenpost

onderbouwing

Om een vaste onbelaste kostenvergoeding te kunnen geven, moet u aan bepaalde voorwaarden voldoen. Voor vaste vergoedingen die niet voor intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen zijn, geldt alleen de voorwaarde van het aanwijzen als eindheffingsloon (en daarmee het voldoen aan de gebruikelijkheidstoets). Als het gaat om een vaste onbelaste vergoeding voor intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen, gelden meer voorwaarden, namelijk:

• U kunt het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
• U geeft een omschrijving van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag.
• U geeft aan uit welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding precies bestaat.
• U voert ter onderbouwing vooraf een onderzoek uit naar de werkelijke kosten (en u herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst).
• U wijst de kostenvergoeding aan als eindheffingsloon (alleen als het om een gerichte vrijstelling gaat).

Loon

Als niet aan de hiervoor opgesomde voorwaarden wordt voldaan, is de vaste vergoeding voor intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen niet onbelast. U kunt deze dan door gebruik van de vrije ruimte alsnog onbelast voor de werknemer maken (alleen als dat niet ongebruikelijk is), anders moet u de vergoeding als loon verwerken.