11.2 Vaste reiskostenvergoeding
extra aandachtspunten
Omdat voor zakelijke reiskosten een gerichte vrijstelling geldt, is onbelaste vergoeding ervan ook in vaste vorm mogelijk. Vanwege de extra aandachtspunten die daarbij gelden, wordt de vaste onbelaste reiskostenvergoeding uitgelicht.
Voor een vaste onbelaste reiskostenvergoeding maakt het niet uit met welk eigen of openbaar vervoermiddel – of combinatie – de werknemer reist. Ook bij wisseling ervan – denk aan gebruik van de fiets in de zomer en van de bus in de winter – kan de vaste vergoeding in stand blijven.
Hoogte
Sowieso kunt u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding met nacalculatie afspreken met werknemers. Hierbij hoeft de werknemer niet per se naar een vaste werkplek te reizen, maar kan het ook gaan om de vergoeding van regelmatige zakelijke reizen naar andere plekken.
De hoogte van de reiskostenvergoeding kunt u bepalen door de lengte van de zakelijke reizen te vermenigvuldigen met het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer ze maakt, maal de kilometervergoeding (maximaal € 0,23 is gericht vrijgesteld).
Bij wijzigingen in de omstandigheden – zoals een verhuizing of aanpassing van het aantal werkdagen van de werknemer – moet de werkgever de vaste reiskostenvergoeding aanpassen.
Afstand
routeplanners
Hoe moet de werkgever precies de juiste (enkele) reisafstand bepalen die nodig is voor de berekening van de vaste reiskostenvergoeding? Veel routeplanners geven bijvoorbeeld de keuze tussen de snelste of kortste route. Op de vraag welke van die twee de fiscus accepteert als uitgangspunt, is geen algemeen antwoord te geven. De fiscus gaat meestal uit van de meest gebruikelijke route. Bij rechtszaken in het verleden leek de fiscus hierbij vaak van de kortste route uit te gaan, terwijl dit soms helemaal niet de snelste of meest logische route was.
Zakelijke kilometers
brug
Bij de bepaling van de reisafstand moet u in elk geval van de zakelijke kilometers uitgaan. Als een werknemer een stuk omrijdt omdat hij die route prettiger vindt, kunt u die kilometers dus niet onbelast vergoeden. Maar als een werknemer bijvoorbeeld extra kilometers maakt, maar daardoor veel sneller op het werk is omdat hij met de langere route een brug vermijdt die geregeld openstaat, lijkt het logisch dat de fiscus die route als gebruikelijk accepteert.
Het is verstandig om vooraf met de Belastingdienst af te stemmen van welke route – en dus welke reisafstand – u precies kunt uitgaan voor de vaste reiskostenvergoeding.
Nacalculatie
salderen
De nacalculatie houdt in dat u moet nagaan of de onbelast betaalde vaste reiskostenvergoeding overeenkomt met de vermenigvuldiging van het werkelijke aantal zakelijke kilometers, maximaal € 0,23 per kilometer. Eventuele variabele kilometervergoedingen mag u hierbij onder voorwaarden salderen (zie paragraaf 3.2).
Einde kalenderjaar
loontijdvak
december
Nacalculatie moet aan het einde van het kalenderjaar gebeuren. Als de dienstbetrekking gedurende het jaar eindigt, moet uw onderneming nacalculatie toepassen in het loontijdvak na de maand van het einde van de dienstbetrekking. Eindigt de dienstbetrekking in december, dan moet nacalculatie aan het einde van dat kalenderjaar plaatsvinden.
Vaste plek
praktische methodes
Als de werknemer naar een vaste werkplek reist, kunt u de hoogte van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding ook bepalen aan de hand van één van de twee praktische methodes die de Belastingdienst hiervoor toestaat (zie hierna). Hierbij is dan (in principe) geen nacalculatie nodig.
Een werknemer kan meerdere vaste werkplekken hebben. In dat geval toetst u voor elke werkplek afzonderlijk of aan de voorwaarden wordt voldaan. Is dat het geval, dan is een vaste onbelaste vergoeding voor de reiskosten naar die werkplek mogelijk.
Methode 1
kortstondig
Deze praktische methode is geschikt voor als de werknemer meestal naar een vaste werkplek reist. De uitgangspunten bij deze methode zijn als volgt:
- De werknemer reist jaarlijks vermoedelijk in minstens (70% van 52 weken =) 36 weken naar de vaste werkplek.
- Een jaar heeft 214 werkdagen (bij voltijds dienstverband).
- U geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer.
Bij bepaling van het aantal werkdagen in een jaar op 214 is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, verlof en ziekte. Voor werknemers in deeltijd moet deze methode naar evenredigheid worden toegepast. U vermenigvuldigt vervolgens het aantal werkdagen met de totale afstand per dag, en doet dat maal de onbelaste kilometervergoeding. De uitkomst deelt u door 12 of 52, om tot de vaste reiskostenvergoeding per maand of week te komen. Het kan zijn dat u het uitgangspunt van 214 werkdagen per jaar te weinig vindt. Als u van minstens 25% meer werkdagen wilt uitgaan en het hogere aantal ook aannemelijk kunt maken, mag u van dat aantal uitgaan.
Voldaan aan de voorwaarden
maximaal
Stel dat een voltijds werknemer één vaste werkplek heeft waar hij elke dag met eigen vervoer naartoe reist, op 30 kilometer van zijn woning. Dat betekent dat hij voldoet aan de voorwaarden en uw onderneming hem een vaste onbelaste reiskostenvergoeding volgens praktische methode 1 kan geven. De vergoeding mag dan maximaal 214 × (2 × 30) × € 0,23 = € 2.953,20 bedragen, oftewel € 246,10 per maand. Zou deze werknemer in deeltijd werken, bijvoorbeeld vier dagen per week, dan mag de vaste onbelaste reiskostenvergoeding maximaal (4/5 × € 246,10 =) € 196,88 per maand zijn.
Bij gebruik van praktische methode 1 moet u nacalculatie toepassen (zie hiervoor) als de enkele reisafstand tussen de woning of verblijfsplaats en vaste werkplek meer is dan 75 kilometer (dus meer dan 150 kilometer in totaal).
Methode 2
Deze praktische methode is ruimer dan methode 1 en is geschikt als de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist. Bij methode 2 gelden deze uitgangspunten:
- De werknemer reist jaarlijks op minstens 128 dagen naar de vaste werkplek.
- Een jaar heeft 214 werkdagen (bij voltijds dienstverband).
- Uw onderneming geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer.
incidenteel
Door het vereiste van minstens 128 reisdagen per jaar kan de voltijds werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste kostenvergoeding alsof hij 214 reisdagen heeft. Bij het aantal van 214 werkdagen op jaarbasis is al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, vakantie, verlof en ziekte. U vermenigvuldigt het aantal werkdagen met de totale afstand per dag, en vervolgens met de onbelaste kilometervergoeding. De uitkomst deelt u door 12 (of 52) voor de vaste vergoeding per maand (of week).
U moet het aantal reisdagen (128) en werkdagen (214) naar evenredigheid toepassen als de werknemer minder dan vijf dagen per week werkt, het dienstverband gedurende het kalenderjaar start of stopt, de reisafstand verandert, of als u de vaste reiskostenvergoeding stopzet.
Reizen voor het werk en thuiswerken
herrekenen
Naast de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer geldt er een aparte gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkosten. Deze twee gerichte vrijstellingen mag de werkgever niet tegelijkertijd toepassen op één werkdag. Als structureel (gedeeltelijk) wordt thuisgewerkt, moet u de 128-dagenregeling pro rata toepassen. Voor de vaste reiskostenvergoeding geldt dan dat u deze moet toepassen op basis van het aantal dagen waarop die werknemer in de regel naar kantoor reist.
De vaste reiskostenvergoeding gaat daarbij nog steeds uit van 214 werkdagen, maar moet voortaan worden herrekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen of één dag per week naar een vaste plaats van werkzaamheden reist. Deze pro-rata-berekening geldt ook voor de berekening van de vaste onbelaste thuiswerkvergoeding.