Voor vaste kostenvergoeding is vooraf onderzoek nodig

Bevat een vaste kostenvergoeding intermediaire kosten of bedragen die gericht zijn vrijgesteld? Dan kan de werkgever de vergoeding alleen onbelast verstrekken als hij vooraf onderzoek doet naar de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten.

In een handreiking van Forum Salaris over dit onderwerp, die onlangs een update kreeg, wordt benadrukt dat een kostenonderzoek ook echt vooraf moet plaatsvinden. Zonder voorafgaand kostenonderzoek is de vaste kostenvergoeding gewoon loon voor de werknemer. Als de werkgever deze dan aanwijst als eindheffingsloon – en er aan de gebruikelijksheidtoets wordt voldaan – gaat dit ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorwaarden voor vaste kostenvergoeding

Om een vaste kostenvergoeding voor de intermediaire kosten (infographic) of gerichte vrijstellingen (tool) onbelast te kunnen verstrekken aan werknemers moet een werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
• De werkgever geeft een omschrijving van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag.
• De werkgever geeft aan uit welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• De werkgever voert ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding vooraf een onderzoek naar de werkelijke kosten uit en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst.
• De werkgever wijst de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit echter niet ten laste van de vrije ruimte. 

Voorbeeld over wel of geen kostenonderzoek

Een voorbeeld ter verduidelijking: Een werkgever geeft een vaste kostenvergoeding (tool) van € 120 per maand voor de kosten die werknemers tijdens hun werk onderweg maken. Deze vergoeding is voor maaltijden onderweg, parkeerkosten auto van de zaak, relatiegeschenken en de stomerij.
Doet de werkgever geen kostenonderzoek, dan is de vergoeding in principe belast. Wijst hij de vaste kostenvergoeding aan als eindheffingsloon, dan gaat de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte. Als de werkgever de vrije ruimte overschrijdt, is hij 80% eindheffing verschuldigd.
Maar als de werkgever besluit vooraf wél kostenonderzoek te doen, geldt er een gerichte vrijstelling voor de maaltijden en zijn de parkeerkosten en relatiegeschenken intermediaire kosten en wijst hij ze aan als eindheffingsloon. Deze kosten gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte. Alleen de stomerijkosten moet de werkgever via de vrije ruimte laten lopen.