5.2 Maaltijdkosten
onbelast vergoeden
U kunt maaltijdkosten onbelast vergoeden aan werknemers als de (kantine)maaltijd onderdeel is van tijdelijke verblijfskosten, of als deze voldoende zakelijk is.
Tijdelijk verblijf
zakelijke bespreking
Een maaltijd maakt deel uit van tijdelijke verblijfskosten van werknemers als het gaat om:
- dienstreizen;
- reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats en de werkplek (waarbij er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de werkplek te gaan wonen, zie ook paragraaf 5.1);
- reizen van mobiele en ambulante werknemers (waarbij het 20-dagencriterium geldt, zie ook paragraaf 5.1);
- werkzaamheden op niet-permanente locaties (bijvoorbeeld bouwvakkers, werknemers van een filmcrew en wegenbouwers);
- zakelijke besprekingen met klanten ergens anders dan op de vaste werkplek (waarbij de door de werknemer betaalde rekening aantoonbaar voor een zakelijk etentje is geweest).
Bij zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek is alleen de vergoeding voor de maaltijd van de werknemer gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de maaltijd van de klant geldt als intermediaire kostenvergoeding en vormt dus geen loon (zie paragraaf 1.1).
Zakelijk
meer dan bijkomstig
aan boord
Als de maaltijd geen onderdeel is van de tijdelijke verblijfskosten, kunt u de kosten ervan toch onbelast vergoeden aan de werknemer als de maaltijd een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft. Van zo’n voldoende zakelijke maaltijd is sprake als:
- een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten;
- het om verwacht of onverwacht overwerk of werk op een koopavond gaat;
- het om therapeutisch mee-eten gaat;
- het werkzaamheden aan boord van een boorplatform, schip, kermiswagen of vliegtuig betreft.
Werkelijke kosten of normbedrag vergoeden?
maakt niet uit waar
Bij het vergoeden van maaltijden die onder de gerichte vrijstelling vallen, maakt het niet uit waar de werknemer de maaltijdkosten heeft gemaakt; of dat bijvoorbeeld in een bakkerij, restaurant of supermarkt is geweest.
normbedrag
Bij de onbelaste maaltijdvergoeding heeft u twee opties:
- U geeft de werknemer een onbelaste vergoeding voor de werkelijke kosten.
- U sluit aan bij het normbedrag dat voor kantinemaaltijden geldt en vergoedt onbelast een bedrag van € 3,90 per maaltijd (bedrag 2024), ongeacht of het om een ontbijt, lunch of diner gaat.
Belast
bespaart administratie
Is er geen sprake (meer) van tijdelijk verblijf of van een voldoende zakelijke maaltijd, dan is de gerichte vrijstelling niet (meer) van toepassing. U moet dan de werkelijke kostenvergoeding of het normbedrag van € 3,90 per maaltijd als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken. Dat laatste bespaart u een hoop administratie; u hoeft de maaltijden dan niet per werknemer te verwerken, maar brengt het totale belaste bedrag aan maaltijden in de vrije ruimte onder. Als de vergoeding voor de maaltijdkosten niet meer gericht is vrijgesteld omdat de werknemer niet langer als ambulante werknemer is aan te merken, bent u overigens verplicht om het normbedrag van € 3,90 per maaltijd als (eindheffings)loon te verwerken.