4.3 Afspraken maken
vastleggen
Als uw onderneming kosten van het onderhouden en verbeteren van kennis en vaardigheden of opleidingen en studies vergoedt, moet u daar goede afspraken over vastleggen met werknemers.
U kunt de afspraken met de werknemers over het ontvangen van een studiekostenvergoeding vastleggen in een aparte studiekostenregeling. Handige tips en voorbeelden vindt u op rendement.nl/fiscaaldossier.
Voorwaarden
moment van vergoeden
Maak bijvoorbeeld afspraken over het moment van vergoeden: bij de start van de studie of bij afronding. Of verbind desgewenst bepaalde voorwaarden aan de studiekostenvergoeding, bijvoorbeeld dat de werknemer de kosten alleen vergoed krijgt bij afronding van de studie, of dat hij de vergoeding moet terugbetalen als hij de studie niet afrondt en dat aan hem te wijten is.
examen
Spreek ook met de werknemer af of de studiebelasting hem eigen tijd of werktijd kost (of welke verdeling hierbij geldt). Denk hierbij niet alleen aan de lesuren, maar ook aan de benodigde zelfstudie en reistijd. Maak eveneens afspraken over eventuele (al dan niet betaalde) verlofmogelijkheden voor het afleggen van het examen.
Uitdiensttreding
terugbetalen
glijdende schaal
Een gebruikelijke afspraak is dat de werknemer de studiekostenvergoeding (deels) moet terugbetalen als hij binnen een bepaalde periode na afronding van de studie uit dienst gaat. Dit moet voorkomen dat de werknemer er met de betaalde studiekennis vandoor gaat en deze ergens anders benut. Bij zo’n terugbetalingsverplichting wordt altijd een glijdende schaal afgesproken, bijvoorbeeld:
- 100% terugbetaling bij uitdiensttreding binnen een half jaar na afronding van de studie;
- 50% terugbetaling bij uitdiensttreding binnen een jaar na afronding van de studie;
- 25% terugbetaling bij uitdiensttreding binnen twee jaar na afronding van de studie.
In dit voorbeeld geldt vanaf twee jaar na afronding van de studie geen terugbetalingsplicht meer bij uitdiensttreding.
Zorg voor een gedegen studiekostenbeding
ondertekenen
Leg de terugbetalingsverplichting van de studiekostenvergoeding schriftelijk vast in een studiekostenbeding, te ondertekenen door zowel werkgever als werknemer. Het beding is (als bijlage) op te nemen in bijvoorbeeld de studieovereenkomst of het arbeidsvoorwaardenreglement.
Rechtspraak
voordeel
De wet kent geen regels voor een studiekostenbeding, maar rechtspraak wijst uit dat het in elk geval moet bevatten wanneer de studiekostenvergoeding moet worden terugbetaald. Ook moet er een periode in staan waarin de werkgever wordt geacht voordeel te hebben van de opgedane studiekennis, met evenredige afname van de terugbetalingsverplichting over die periode.
informeren
Als de situatie zich voordoet dat de werknemer een studiekostenvergoeding moet terugbetalen, moet u hem hierover informeren. Op rendement.nl/fiscaaldossier vindt u voorbeeldbrieven om hierbij te gebruiken.
Sinds 1 augustus 2022 is in de wet vastgelegd dat een verplichte opleiding voor de werknemer kosteloos is en dat de opleiding als arbeidstijd wordt beschouwd. Meer informatie is te vinden op rendement.nl/fiscaaldossier.
Nieuwe werknemer
tijdstip
Het kan gebeuren dat er een werknemer bij u in dienst komt die zijn ex-werkgever een studiekostenvergoeding moet terugbetalen. Als nieuwe werkgever kunt u hem dit vergoeden. De fiscale afhandeling van die vergoeding hangt af van het tijdstip waarop u de kosten aan de nieuwe werknemer vergoedt:
- Is dat in het kalenderjaar waarin de werknemer de studiekostenvergoeding moet terugbetalen aan zijn ex-werkgever, dan is de vergoeding onbelast.
- Is dat in een later kalenderjaar, dan is de vergoeding alleen onbelast als u die al onvoorwaardelijk heeft toegezegd in het kalenderjaar waarin de werknemer de studiekostenvergoeding moest terugbetalen aan zijn ex-werkgever.