7.4 Studieovereenkomst
profijt
De gesprekken zijn achter de rug en de werknemer gaat beginnen met een opleiding of training. Meestal heeft zowel de werknemer als de organisatie hier baat bij. De organisatie gaat – zeker gezien de investering – uit van een paar jaar profijt. Daarom is het logisch dat de werknemer een studieovereenkomst met een studiekostenbeding tekent.
In een studiekostenbeding legt u vast wat de werknemer moet terugbetalen van de opleidingskosten, als hij binnen een vastgestelde termijn vertrekt.
7.4.1 Kosten en tijd
onder werktijd
flexibiliteit
achteraf
Het is niet altijd zo dat de werkgever de kosten van de opleiding of training betaalt. De werknemer die de opleiding volgt, mag dit dan soms wel (gedeeltelijk) onder werktijd doen. Dat is in feite ook een kostenpost voor de organisatie. Daarnaast zijn er het lesmateriaal en eventuele reiskosten. Afspraken hierover horen ook thuis in de studieovereenkomst. Het kan handig zijn als u daarnaast afspraken maakt over de werktijden. Door werknemers wat meer flexibiliteit te bieden, kunnen zij de lessen makkelijker bijwonen.
Betaling
fiscale gevolgen
belastbaar loon
Het is ook mogelijk om pas achteraf de afgesproken kosten voor de opleiding te betalen. Dan is in ieder geval duidelijk of de werknemer zich aan de afspraken heeft gehouden. Houd er dan wel rekening mee dat dit fiscale gevolgen heeft. De betaling is dan geen belastingvrije vergoeding vooraf meer, maar een beloning voor een studieprestatie. Dat betekent dat de Belastingdienst deze vergoeding achteraf aanmerkt als belastbaar loon. Dat maakt achteraf betalen voor de werknemer niet zo interessant. Vergeet dit aspect in ieder geval niet te bespreken.
Goed werkgeverschap
Uw organisatie heeft natuurlijk profijt van goed opgeleide werknemers. Maar dat is niet de enige reden om te werken aan de ontwikkeling van werknemers. Het vergroten van de inzetbaarheid van werknemers – binnen en buiten de organisatie – hoort bij goed werkgeverschap. Werknemers mogen dit redelijkerwijs gewoon verwachten van hun werkgever. Dat doet overigens niets af aan het feit dat uw voornaamste doel de ontwikkeling van de organisatie is. Het is natuurlijk de bedoeling dat de werknemer zijn opgedane kennis in eerste instantie binnen de eigen organisatie inzet.
7.4.2 Inhoud van de studieovereenkomst
kosten
terugbetalen
De volgende punten moeten in ieder geval in een studieovereenkomst staan:
- de naam van de werknemer en de organisatie;
- de precieze opleiding en de duur daarvan (periode);
- overzicht van de kosten: wie betaalt welke kosten;
- studiekostenbeding: wanneer moet de werknemer de studiekosten terugbetalen en om welke kosten gaat het dan;
- de handtekeningen van werkgever en werknemer.
Juridisch advies inwinnen
controleren
steekspel
consequenties
Als uw organisatie een juridische afdeling heeft, is het slim om de overeenkomst daar even te laten controleren. U kunt ook een externe juridisch adviseur inschakelen. Het laatste wat u wilt, is een juridisch steekspel met een vertrekkende werknemer. Soms zit het venijn in de details. Die moeten allemaal kloppen. Er kan bijvoorbeeld onenigheid ontstaan omdat u niet duidelijk heeft aangegeven welke kosten uw organisatie voor haar rekening neemt. Of de consequenties van het niet behalen van een diploma zijn voor meerdere interpretatie vatbaar. In dergelijke gevallen is de kans groot dat een rechter de werknemer in het gelijk stelt en dan staat u met lege handen.
onenigheid
Onduidelijke of ontbrekende afspraken in de studieovereenkomst kunnen ertoe leiden dat u weinig of geen resultaat heeft van een opleidingsinvestering, terwijl u ook geen manier heeft om de kosten terug te vorderen.
Voorwaarden voor terugbetaling
vrijheid
Vooral een studiekostenbeding kan achteraf onenigheid met de werknemer opleveren. U moet de voorwaarden en afspraken dus heel duidelijk opstellen. Maar pas op: als de zaak voor de rechter komt, zal deze kritisch kijken naar het beding. Het is namelijk niet de bedoeling dat u werknemers te zeer beperkt in hun vrijheid om voor een andere werkgever te gaan werken. Meer over de inhoud van het studiekostenbeding kunt u lezen in paragraaf 4.4.3 van dit dossier.