7.3 Werken met een POP
vertaalslag
opleidingsstructuur
De ontwikkeling van mensen is maatwerk. Natuurlijk, het halen van organisatiedoelstellingen is uw uiteindelijke doel, maar de kunst is om de juiste vertaalslag te maken naar de mensen op de werkvloer. Tegelijkertijd wilt u natuurlijk niet dat de ontwikkelplannen van de werknemers alle kanten op gaan. Hoe kunt u als HR-professional maatwerk bieden en toch zorgen voor een eenduidige opleidingsstructuur? Werk met persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP). Zo’n POP stelt u samen met de werknemer op.
Een POP is een plan waarin u samen met de werknemer vastlegt hoe hij zich gaat ontwikkelen. Ook staat hierin hoe de werkgever hiermee aan de slag gaat en wat de rol van de werkgever, werknemer en leidinggevende is.
7.3.1 Voordelen
afstemmen
Werken met POP’s levert een heldere structuur op. Maar er zijn meer voordelen. In een POP kunnen werknemers hun kennis en competenties afstemmen op de organisatiestrategie. Daarbij motiveert een helder ontwikkelingsplan de werknemer in zijn werkzaamheden. U kunt als HR-professional met een POP de verschillende werknemers beter op de juiste – en ook voor henzelf beste – positie krijgen.
Het effect van een opleiding of training waar de werknemer gemotiveerd aan begint, is bijna per definitie groter, dan wanneer dit niet het geval is.
duurzaam inzetbaar
sfeer
Goed ontwikkelde werknemers zijn niet alleen gemotiveerd, maar ook duurzaam inzetbaar. Tegelijkertijd is ontwikkeling een uitstekend middel om werknemers aan uw organisatie te binden. Op korte termijn zult u merken dat een ontwikkelingsplan het verzuim terugdringt omdat de motivatie toeneemt. Gemotiveerde werknemers zijn goed voor de sfeer en daarmee voor de productiviteit.
7.3.2 Inhoud
concreet
Een POP is een vrij eenvoudig instrument. Wat er precies in moet staan, kan per organisatie verschillen. Het is wel belangrijk dat het document zo concreet mogelijk is.
POP wordt geen flop
Het idee achter een POP is natuurlijk dat werknemers gaan werken aan hun ontwikkeling. Het maken van een POP is geen doel op zich! Deze valkuil is makkelijk te ondervangen door heldere doelen en daarbij horende acties te omschrijven. Geef in iedere POP kort aan wat de organisatiedoelstellingen zijn waaraan de werknemer bijdraagt. Vervolgens gaat het plan in op de ontwikkeling van de werknemer zelf. Controleer of het POP antwoord geeft op de volgende vragen:
- Wat zijn de concrete doelen?
- Welke acties volgen uit deze gestelde doelen?
- Wanneer vinden deze acties plaats?
- Wie regelt de acties?
- Wat zijn de kosten en wie betaalt ze?
- Hoe en wanneer vindt de evaluatie plaats?
plan van aanpak
Er zijn een paar onderdelen die het plan heel concreet maken. Zo staan in een POP vrijwel altijd de algemene én specifieke doelstellingen van loopbaanplanning. In een POP is een plan van aanpak te vinden dat één of twee jaar bestrijkt. Hierbij hoort een concreet lijstje met activiteiten, dat wil zeggen: feitelijke ontwikkelacties.
Evaluatie
op tijd
in beton gegoten
Als het goed is, staan er in een POP ook evaluatiemomenten. Mogelijk bent u als HR-professional aanwezig bij de evaluatie. U kunt dan bijhouden of de evaluaties op tijd plaatsvinden. Maar ook als leidinggevende en werknemer het plan samen evalueren, is het goed als u erop toeziet dat deze evaluaties daadwerkelijk plaatsvinden. Het plan zelf is een goed uitgangspunt voor de evaluatie; hebben de geplande acties uit het plan plaatsgevonden? Welke doelen zijn bereikt en welke niet? Deze en andere vragen geven een goed beeld van de stand van zaken. De uitkomst van het gesprek kan zijn dat de doelen niet direct haalbaar zijn. Een POP is dus niet een ‘in beton gegoten’ plan.
Zorg ervoor dat een POP geen vage formuleringen bevat. Dan is het een loos document. De afspraken en plannen moeten scherp, begrijpelijk en helder verwoord zijn.
7.3.3 Het POP-gesprek
praktisch
koers
Het bespreken van een POP kan tijdens de reguliere gesprekkencyclus. Dat is misschien wel zo praktisch. Het functioneringsgesprek leent zich daar het beste voor. Maar u kunt ook apart POP- of ontwikkelgesprekken organiseren. Het POP-gesprek vindt plaats tussen de werknemer en zijn leidinggevende. Het kan wel handig zijn als u daar als HR-professional ook bij bent. Er worden immers afspraken gemaakt over opleiding en ontwikkeling. Daarbij bent u op de hoogte van opleidings- en trainingsmogelijkheden en kent u de organisatiebrede koers op dit terrein.
Voorbereiding
goed voorbereiden
gespreksagenda
Onderschat niet de hoeveelheid tijd die het voeren van POP-gesprekken kost. Houd hier rekening mee, ook als u de ontwikkelgesprekken wilt integreren in de gangbare gesprekkencyclus. Het kan veel tijd schelen als de werknemer het gesprek zelf goed voorbereidt. Een helpende hand in de vorm van een invulformulier is daarbij geen overbodige luxe. U moet zelf – samen met de leidinggevende – het gesprek voorbespreken. Het is raadzaam om de organisatieontwikkelingen daarin mee te nemen. Een gewijzigde koers kan van invloed zijn op het ontwikkelplan van de werknemer. Stel samen met de betreffende leidinggevende een gespreksagenda op waar de werknemer ook bepaalde punten aan kan toevoegen.
Goede sfeer, prettig gesprek
U kunt een POP-gesprek nog zo goed voorbereiden, als de sfeer niet goed is, wordt het geen prettig gesprek. Geef aan het begin van het gesprek meteen aan dat het geen beoordelingsgesprek is; niemand hoeft iets te bewijzen en er kan openlijk gepraat worden. U of de leidinggevende kan het gesprek leiden. Doet u dit zelf, volg dan de agendapunten, vat aan het einde het gesprek nog even samen en sluit af met helder geformuleerde doelen en concrete afspraken. Vergeet niet dat de werknemer de ruimte moet krijgen om zijn verhaal te vertellen. Stel daarom altijd open vragen.
7.3.4 Aandachtspunten en procedure
verantwoordelijk
inzicht
Houd bij POP-gesprekken altijd enkele punten in het oog en maak hierover ook met de werknemer afspraken:
- De werknemer is verantwoordelijk voor zijn loopbaan.
- De werkgever zorgt voor de juiste faciliteiten.
- Persoonlijke ontwikkeling gaat verder dan het volgen van een opleiding.
- De rol van de leidinggevende is cruciaal tijdens een POP-gesprek.
- Een succesvol POP-gesprek staat of valt met het inzicht van de leidinggevende in de organisatie-ontwikkeling, maar ook met het hebben van een positieve basishouding wat ontwikkelen en opleiden betreft.
Aanpak van het POP-gesprek
markt
Eerder in dit hoofdstuk is al aangestipt dat een goede voorbereiding veel tijd kan schelen. Het is goed om een aantal vaste stappen te volgen. Een handig hulpmiddel hiervoor zijn ‘de vier A’s’: