7.9 Hybride vergaderen
communiceren
Een vergadervorm waar specifieke vaardigheden voor nodig zijn, is de hybride vergadering. Hierbij vergaderen de deelnemers online via platforms als Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Dit is ideaal als de deelnemers niet op dezelfde locatie zitten en thuiswerken, maar het vergt wel een andere manier van communiceren. Tegenwoordig werken mensen meer thuis en daardoor is online of hybride vergaderen voor veel organisaties de standaard.
Luisteren
tegelijkertijd praten
Het is bij een hybride vergadering nog belangrijker om goed te luisteren. Als meerdere mensen tegelijkertijd gaan praten, is er niets meer van te verstaan. Het is voor de voorzitter daardoor ook moeilijker om de leiding te nemen. Maak daarom vooraf duidelijke afspraken over wie het woord voert en wanneer.
De voorzitter kan bijvoorbeeld aangeven wie aan de beurt is om te spreken. De spreker geeft aan het eind van zijn verhaal duidelijk aan dat hij klaar is met spreken.
Communicatie
helder formuleren
Duidelijk articuleren en op een verstaanbaar volume praten is tijdens een hybride vergadering noodzakelijk. Daarnaast is helder formuleren ook belangrijker dan als deelnemers tegenover elkaar zitten. Door het gebrek aan non-verbale communicatie is de kans op misverstanden groter. Het kan soms ook helpen om tijdens de vergadering een presentatie te geven of documenten te delen via het scherm.
Het is niet altijd de bedoeling dat iedereen actief deelneemt aan een hybride vergadering. Het is ook mogelijk om deelnemers bij een vergadering te betrekken met als enige doel om hen te laten meeluisteren. Die deelnemers moeten hiervan natuurlijk wel op de hoogte zijn.