7.1 Doelstellingen vergadering
De vergadering moet één of meer duidelijke doelstellingen hebben. Die doelstellingen moet u kunnen terugvinden in de vergaderagenda. Door een heldere, complete agenda vooraf rond te sturen, is het doel van de vergadering voor alle deelnemers duidelijk. Dit draagt bij aan een gestructureerd verloop van de vergadering.
Agenda opstellen
helder en tijdig
Meestal stelt degene die het initiatief voor de vergadering neemt de agenda op. Bent u dat, dan moet u de vergaderpunten helder op papier zetten en tijdig verspreiden onder de deelnemers. U kunt de deelnemers wel vooraf vragen of er onderwerpen zijn die zij graag op de agenda zien. Geef dan aan voor welke datum en welk tijdstip suggesties binnen moeten zijn. Neem verder de volgende zaken in acht:
- nummer de agendapunten en licht ze zo nodig toe;
- zorg voor voldoende ruimte voor aantekeningen;
- vermeld welke documenten bij de agenda horen en wanneer u deze toestuurt.
Vaste agendapunten
akkoord
Vaak staan in ieder geval een aantal vaste punten op de agenda, zeker bij periodieke vergaderingen. De vaste punten bij aanvang van de vergadering zijn bijvoorbeeld:
- Vergadering openen: de voorzitter geeft met enkele welkomstwoorden het startsein.
- Agenda vaststellen: de voorzitter vraagt aan de deelnemers of zij akkoord gaan met de agenda. U kunt op dit moment nog een punt toevoegen, maar dan heeft niemand de kans gehad om zich hierop voor te bereiden. U kunt dus beter vooraf een verzoek doen.
- Notulen goedkeuren: zijn de notulen van de vorige vergadering duidelijk en gaan alle deelnemers ermee akkoord?
- Ingekomen stukken/mededelingen behandelen: dit zijn meestal praktische zaken, zoals de verhindering van één van de deelnemers.
Het middengedeelte van de agenda bestaat uit de inhoudelijke onderwerpen. Deze punten moeten een duidelijke reflectie zijn van het doel van de vergadering: uiteindelijk wilt u door bespreking van deze punten de doelstellingen behalen.
Zorg dat het voor alle deelnemers duidelijk is wat er bij de inhoudelijke punten van hen wordt verwacht: wilt u hun mening horen? Is het de bedoeling dat zij zelf ideeën en oplossingen aandragen? Of is kennisuitwisseling over bepaalde projecten het doel?
afsluiting
Ook voor de afsluiting van de bijeenkomst staan bepaalde vaste punten op de agenda:
- Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.): u kunt na de vastgelegde agendapunten nog nieuwe punten behandelen die extra aandacht verdienen. Zo kunt u tijdens de vaste punten afdwaling van de agenda voorkomen.
- De rondvraag: de voorzitter gaat iedereen langs voor eventuele vragen of opmerkingen.
- De plaats en het tijdstip voor de volgende vergadering worden vastgelegd.
- De bijeenkomst wordt officieel afgesloten.