7.5 Vergadering voorzitten

overzicht

De voorzitter is de spil van de vergadering. Hij moet de vergadering leiden, agendapunten inleiden, de tijd bewaken en zorgen dat iedereen de kans krijgt om zijn zegje te doen. Hij moet overzicht kunnen bewaren, orde houden en assertief zijn. U kunt zich voorstellen dat niet iedereen dit zomaar kan. Moet of wilt u de rol van voorzitter op u nemen, ga dan na of u de benodigde vaardigheden bezit. Eventueel kunt u deze ontwikkelen door een cursus te volgen. Maar ook het veel doen, helpt u om deze vaardigheden te verbeteren.

Voorbereiding

presentatie

De voorzitter is doorgaans degene die het best voorbereid de vergadering in moet gaan. Alleen dan kan hij de agendapunten op een goede manier inleiden en eventuele vragen van deelnemers hierover beantwoorden. Soms moet de voorzitter zich nog intensiever voorbereiden. Bij een instructievergadering bijvoorbeeld kan het helpen om een presentatie voor te bereiden. Het kan ook geen kwaad als de voorzitter vooraf nadenkt over vergader- en discussietechnieken.

Aandachtspunten

onnodig ­afdwalen

eigen visie

Is de vergadering eenmaal begonnen, dan zijn er een aantal aandachtspunten. De voorzitter moet:

• elk agendapunt inleiden en het doel van dat punt formuleren;
• zorgen dat deelnemers niet onnodig afdwalen van de agenda en het vergaderdoel;
• orde handhaven tijdens discussies;
• zorgen dat iedereen de kans krijgt om te spreken;
• oppassen dat hij zelf niet onnodig veel aan het woord is;
• waken voor het doordrukken van zijn eigen visie.