7.7 Deelnemen
bijdragen aan de discussie
Deelnemers hebben misschien minder officiële verantwoordelijkheden dan de voorzitter en notulist, maar zij zijn wel degelijk medeverantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering. Zij kunnen de bijeenkomst succesvol maken door hun goede inzet. Zeker als deelnemers hun mening moeten geven, is het van belang dat zij actief en efficiënt bijdragen aan de discussie. Maar alleen inzet is niet voldoende: luister- en argumentatievaardigheden spelen een sleutelrol.
Luisteren
misverstanden
Luisteren naar anderen in een vergadering is voor veel mensen moeilijk. Zeker als de meningen verdeeld zijn en iedereen erop gebrand is om zijn visie voor het voetlicht te brengen. Het is dan aan de voorzitter om ervoor te zorgen dat iedereen een kans krijgt en deelnemers niet door elkaar heen praten. Maar de deelnemers moeten hier zelf ook aan bijdragen. Zorg dat u als deelnemer écht luistert. Daarnaast moet u uw best doen om de boodschap van anderen correct te interpreteren. Soms ontstaan misverstanden, doordat niet iedereen hetzelfde jargon gebruikt. U kunt ook afspreken dat alle deelnemers om de beurt hun mening mogen geven.
Interne en externe ruis bij het luisteren
overdragen bemoeilijkt
persoonlijke factoren
invloed op alle deelnemers
Bij luisteren kan veel misgaan door de aanwezigheid van ‘ruis’. Onder ruis vallen alle factoren die het overdragen van een boodschap van de spreker op de luisteraars bemoeilijkt. Dit kan gaan om interne of externe ruis. Onder interne ruis vallen alle persoonlijke factoren. Als u bijvoorbeeld niet helemaal fit bent, de vergadering niet heeft voorbereid of een conflict heeft met de spreker, zult u meer moeite hebben met luisteren. Alleen uzelf heeft hier last van. Externe factoren hebben invloed op alle deelnemers. Denk aan een koude vergaderruimte, kapotte microfoons of lawaai op de gang.
Argumenteren
aandachtspunten
Bent u zelf aan de beurt om het woord te nemen, denk dan goed na over hoe u uw argumenten formuleert. Neem de volgende aandachtspunten in acht.
- Zorg dat u goed voorbereid en met kennis van zaken spreekt.
- Zorg dat u niet afdwaalt van het agendapunt dat u op dat moment bespreekt.
- Spreek to the point en herhaal niet steeds hetzelfde argument.
- Formuleer uw argumenten zo helder mogelijk.
- Spreek duidelijk en verstaanbaar.
- Vermijd grof taalgebruik.
- Blijf kalm, zorg dat uw emoties niet de overhand krijgen.
Het is belangrijk om effectief te vergaderen. Op rendement.nl/managementdossier vindt u een toolbox met meer informatie en tips over effectief vergaderen.