7.6 Notuleren

helder op papier

Bent u notulist, dan zijn vaardigheden zoals luisteren, concentreren en snel aantekeningen maken van belang. U moet ook uit felle of verwarrende discussies en monologen snel de kern kunnen halen. Bovendien moet u er na afloop voor zorgen dat alles wat er is besproken helder op papier komt, liefst op zeer korte termijn.

7.6.1 Voorbereiding

globaal

Of u zich inhoudelijk moet voorbereiden is afhankelijk van uw rol: bent u niet alleen aanwezig als notulist, maar ook als deelnemer? Dan moet u zich op dezelfde manier voorbereiden als de andere deelnemers. Bent u alleen notulist, dan hoeft u slechts globaal op de hoogte te zijn van de agendapunten, de vergaderstukken, de laatste ontwikkelingen en het vakjargon.

7.6.2 Tijdens de vergadering

luisteren

Vanaf het begin van de vergadering is luisteren de belangrijkste vaardigheid die u als notulist nodig heeft. Aangezien de emoties soms hoog oplopen en niet iedereen netjes in volzinnen spreekt, moet u ook over goede interpretatievaardigheden beschikken. Wat bedoelt de spreker precies?

Schrijven

essentie

Schrijf alles zo duidelijk en objectief mogelijk op. Uiteraard heeft u weinig aan goede luistervaardigheden als u de informatie vervolgens niet goed op papier krijgt. Dit betekent niet alleen snel mee kunnen schrijven, maar ook de essentie van de besproken onderwerpen kunnen opschrijven.

7.6.3 Uitwerking notulen

woordelijk verslag

samenvattend verslag

thematisch verslag

De notulist kan de notulen op verschillende manieren uitwerken. Zorg dat u vooraf weet welk soort verslag u moet maken; u kunt uw aantekeningen tijdens de vergadering hierop afstemmen. De volgende soorten zijn mogelijk:

• Een woordelijk verslag is het meest tijdrovend. U noteert alles wat een spreker zegt. Hoewel u dit zo veel mogelijk woordelijk moet uitwerken, mag u – om de leesbaarheid te vergroten – wel nettere zinnen formuleren, versprekingen verbeteren of synoniemen kiezen. Deze verslagvorm wordt in de praktijk niet veel gebruikt.
• Bij een samenvattend verslag hoeft niet alles woordelijk in de notulen te staan. U krijgt de vrijheid om zelf een selectie te maken van wat u in de notulen opneemt. U moet er wel op letten dat u geen essentiële informatie weglaat. U mag zaken in verkorte vorm noteren, zolang het verslag maar compleet is en in essentie weergeeft van wat de sprekers te zeggen hadden.
• Het thematisch verslag is een beknopte weergave van de vergadering. U hoeft niet alles wat de deelnemers zeggen te noteren en het hoeft niet in chronologische volgorde. U moet slechts de essentie kort en overzichtelijk op papier zetten. Per agendapunt maakt u een samenvatting van de informatie, argumenten, vragen en beslissingen.