8.1 Vaardigheden
managementinformatie
Bij plannen en organiseren komt managementinformatie handig van pas. Dit is informatie over processen en producten. Veel van deze informatie wordt door computers geleverd. Andere informatie wordt geleverd door werknemers, bijvoorbeeld door iedere week een rapportage aan te leveren met de belangrijkste resultaten van de afgelopen week.
Delegeren
overzicht
Als leidinggevende moet u ook delegeren. U kunt vaak niet altijd alles zelf doen, daar heeft u simpelweg de tijd niet voor. U moet de verantwoordelijkheden dus verdelen over de werknemers, zonder dat u zelf het overzicht kwijtraakt.
Als u taken overdraagt, vertrouwt u anderen taken toe terwijl u zelf de eindverantwoordelijkheid houdt. Anderen kunnen u dus aanspreken op de fouten van degene aan wie u de taken heeft overgedragen!
Bij delegeren moet u bewust mensen uitkiezen in wie u vertrouwen heeft en die over de geschikte competenties voor de betreffende klus beschikken.
Keuze van taken
kerntaken
Overweegt u om enkele van uw taken te delegeren, dan kunt u uitgaan van een paar algemene richtlijnen. Zo zijn kerntaken doorgaans niet geschikt om te delegeren. U zult bijvoorbeeld niet snel uw taken op het gebied van strategie, doelstellingen en prioritering aan een ander kunnen of willen overdragen.
eindverantwoordelijke
Operationele zaken zijn over het algemeen wel geschikt om te delegeren. Verder is het goed om rekening te houden met de competenties die aanwezig zijn binnen uw organisatie. Het is zaak om taken te selecteren die goed aansluiten bij de aanwezige competenties. Taken die op zichzelf staan, lenen zich makkelijker voor het delegeren aan uw medewerkers dan taken die nauw verweven zijn met andere. Bij delegeren is het zaak om een balans te vinden tussen vertrouwen geven enerzijds, en controleren anderzijds. Als u de eindverantwoordelijke bent, moet u een vinger aan de pols houden. Maar ga hierin niet te ver! Veel beginnend leidinggevenden trappen in de valkuil om de vrijheid van de gedelegeerde te veel in te perken. Als u bijvoorbeeld tot in detail op de hoogte gehouden wilt worden of als u ongevraagd met adviezen komt, loopt u de kans dat een werknemer gedemotiveerd raakt en zich niet serieus genomen voelt.
Als leidinggevende staat u ook voor de taak om werkprocessen soepel te laten verlopen. Persoonlijke vaardigheden die communicatie en een goede verstandhouding met werknemers gemakkelijker maken, zijn hiervoor een belangrijk vereiste.