8.2 Timemanagement

tijdgebrek

Tijdgebrek heeft verschillende oorzaken. De hoeveelheid werk is nu eenmaal groot en u werkt onder druk. Of u bent afhankelijk van anderen en hun planning, waar soms op het laatste moment mee geschoven wordt. Het is dus belangrijk om de juiste keuzes te maken als het om besteding van uw tijd gaat.

Mentaliteitsverandering

werkstijl

Voordat u zich stort op een planning, is het belangrijk te erkennen dat tijdgebrek – en de stress die daarmee gepaard kan gaan – vaak aan iemands werkstijl ligt. Het uitstellen van taken, vergaderen zonder begin- en eindtijd en een rommelige werkplek kunnen bijvoorbeeld tijdrovend zijn. Timemanagement vergt dan ook een mentaliteitsverandering, maar blijf realistisch in wat het voor u kan betekenen. U moet niet rekenen op twee keer zo veel tijd, maar wel op een prettige manier van werken zonder veel stress.

8.2.1 Eisenhowerschema

kwadranten

Een handig hulpmiddel bij het maken van een planning is het Eisenhowerschema (zie de afbeelding hieronder). Op basis van hun belangrijkheid en urgentie onderscheidt u verschillende taken, zodat ze binnen één van de vier kwadranten passen.

Het Eisenhowerschema

Taken uit het eerste kwadrant moet u direct uitvoeren. Het tweede kwadrant is gereserveerd voor alles dat bij uw werk hoort en dat plant u in. Zaken uit het derde kwadrant zijn bij uitstek geschikt om te delegeren. U bespaart dan tijd en de collega’s aan wie u de taken delegeert, kunnen zich ontwikkelen. Alles wat binnen het vierde kwadrant past, kunt u laten zitten.

Indeling werkdag

perfectionisme

Begin de dag met taken uit het eerste kwadrant en delegeer zo veel mogelijk. Het is handig om soortgelijke werkzaamheden samen uit te voeren door in één keer bijvoorbeeld alle administratie te doen. Als u uzelf erop betrapt dat u taken uit het tweede kwadrant uitstelt, kan dit komen door perfectionisme. Hier heeft u alleen uzelf mee, want u moet deze taken hoe dan ook uitvoeren. Durf dus knopen door te hakken. En neem elke dag de tijd om te pauzeren. Eten achter uw computer lijkt tijdswinst op te leveren, maar zorgt juist voor een sterker stressgevoel en meer fouten.

8.2.2 Prioritering

takenlijst

Om effectief met uw tijd op een dag om te gaan, kan het helpen om een andere houding aan te nemen ten opzichte van de prioriteiten op uw takenlijst en het moment van de dag. U kunt op drie manieren anders kijken naar uw tijd:

• 80/20-regel;
• piekmoment;
• beschikbaarheid.

80/20-regel

automatiseren

Elke taak die u doet is anders. Vraag uzelf daarom bij alles wat op uw bordje ligt af of het belangrijk is voor uw strategie en of het van belang is voor de doelen en ontwikkeling van uw team. Dit is het 20%-deel. Werk dat simpelweg gedaan moet worden, is het 80%-deel. Meestal wordt er te veel tijd besteed aan het 80%-deel. Eigenlijk zou u grofweg de helft van uw tijd moeten steken in het 80%-deel en de andere helft in het 20%-deel. Door werk dat gedaan moet worden te automatiseren of delegeren, houdt u hier tijd voor over.

Piekmoment

lastige taken

Het is niet alleen belangrijk wát u doet, maar ook wanneer. Iedereen heeft op een bepaald moment van de dag een piekmoment, waarin hij moeiteloos lastige taken vervult. Voor sommigen is dat vroeg in de ochtend, als nog bijna niemand op kantoor is, voor anderen juist halverwege de middag. Misschien is het voor u juist laat op de avond.

Beschikbaarheid

afleiding

U wilt in principe altijd klaar staan voor uw werknemers, maar over het algemeen is het prettiger voor de uitvoering van uw werk om niet constant gestoord te worden. Het zorgt immers voor een regelmatige afleiding van uw werk als u telefoontjes krijgt, uw e-mail controleert, medewerkers aan de lopende band binnenlopen of u vaak vergadert. Dit kan allemaal bijdragen aan het gevoel nog niets te hebben gedaan halverwege de werkdag. Laat daarom aan uw werknemers weten op welke momenten ze voor alles en nog wat bij u kunnen aankloppen en wanneer u liever niet wordt gestoord, omdat u bijvoorbeeld een belangrijke deadline heeft. Vraag zo nodig uw assistent of collega’s om daarbij te helpen, bijvoorbeeld door mails namens u te beantwoorden of door aan te geven voor welke zaken u op dat moment wel en niet beschikbaar bent.