8.3 Efficiënt samenwerken

sparren

Als u met uw team werkzaamheden tot een goed einde wilt brengen, ontkomt u niet aan samenwerken. Als manager staat u hierbij voor een dubbele opdracht. Allereerst moet u natuurlijk zélf goed samenwerken met de werknemers in uw team. Maar u heeft ook de taak om collega’s optimaal te laten samenwerken. In geen van beide gevallen is succes vanzelfsprekend. Als u niet voortdurend aandacht besteedt aan vaardigheden zoals sparren, communiceren, overleggen en taken verdelen, kan het gemakkelijk misgaan.

Effectief werken

rol en taak

Samenwerken is niet een natuurlijke neiging van mensen. Als u effectief met uw collega’s samenwerkt, kunt u grotere taken aan, kunt u samen betere oplossingen vinden en de taken zo verdelen dat iedereen doet waar hij het beste in is. Dat verhoogt de kwaliteit en de efficiëntie van het werk aanzienlijk. Er is sprake van effectief samenwerken als:

• er met alle teamleden werkbare en duidelijke afspraken zijn gemaakt;
• alle teamleden een duidelijk omschreven rol en taak hebben;
• alle teamleden zich verantwoordelijk voelen en zich aan hun afspraken houden;
• iedereen zich inzet voor het gezamenlijke doel, niet alleen voor hun eigen deeldoelstellingen;
• de teamleden open communiceren met elkaar;
• iedereen (dreigende) conflicten durft te benoemen en deze op een constructieve manier wil bespreken.

Karakters

persoonlijkheden

Teams functioneren het beste als de teamleden verschillende karakters hebben. Iedere persoonlijkheid kan dan de rol spelen die haar van nature goed ligt. Als in een team de noodzakelijke kennis aanwezig is en de persoonlijkheden een passende rol hebben gekregen, is het zaak om de concrete taken te verdelen. Goed functionerende teams kennen een strakke taakverdeling, op basis van de vaardigheden en rollen van de teamleden. De leidinggevende leidt dit proces en hakt de knopen door.

Voorzitterschap

inspirerend leider

Een inspirerend leider of voorzitter is hoe dan ook onontbeerlijk voor een goede samenwerking. Het is daarom vaak raadzaam om het voorzitterschap toe te wijzen aan een bepaalde, geschikte persoon, in plaats van dit bij ‘toerbeurt’ te regelen.

Sfeer

roddelen

sfeerverziekers

Hoe teamleden met elkaar omgaan en communiceren heeft grote invloed op de kwaliteit van de samenwerking. Roddelen over elkaar, irritaties die niet worden uitgesproken: als dergelijke sfeerverziekers niet op tafel liggen, gaat de sfeer in een team snel achteruit. Een open communicatie is dan ook cruciaal voor een goede samenwerking. Als teamleden elkaar open vragen stellen, om duidelijkheid vragen en open staan voor andere meningen, is de basis voor goede communicatie gelegd.

Individuele teamleden

De samenwerking wordt sterk beïnvloed door de individuele motivatie en de prestaties van de afzonderlijke teamleden. Daarom moet ieder lid taken hebben waarbij hij zich betrokken voelt. Als teamleden hun taken niet of onvoldoende uitvoeren, moeten er heldere afspraken zijn over de aanpak hiervan. De voorzitter of leidinggevende kan een gesprek voeren met de betreffende teamleden en afspraken maken over het vervolg en eventuele sancties als ze de afspraken niet nakomen.

reflecteren

Om een team blijvend goed te laten functioneren is het raadzaam om minstens een keer per jaar het functioneren te evalueren en samen de tijd te nemen om te reflecteren op de samenwerking, ervan te leren en ontwikkelingsgerichte afspraken te maken.

Samenwerken op afstand

video-­con­ferencing

Dankzij mobiele telefoons, e-mail, video-conferencing en internet kunnen werknemers met elkaar samenwerken zonder op dezelfde plaats te zijn. Ze zijn daardoor vrij om te werken waar en wanneer ze willen – vooropgesteld dat ze op de juiste tijden bereikbaar zijn.

Deze ontwikkeling wordt ook wel ‘Het Nieuwe Werken’ genoemd. Samenwerken op afstand brengt wel nieuwe uitdagingen met zich mee.

Afspraken maken

bereikbaarheid

Goede afspraken zijn nog belangrijker bij samenwerken op afstand. Teamleden zien immers niet van elkaar wat ze doen. Daarom moeten ze goede afspraken maken over de taakverdeling en elkaar actief op de hoogte houden van ontwikkelingen.

Maar ook afspraken over praktische zaken zoals bereikbaarheid zijn onmisbaar. Anders verzandt werken op afstand in chaos en functioneert een team niet meer als eenheid omdat juist de samenwerking wegvalt. Samenwerken op afstand werkt alleen als de afspraken helder zijn, iedereen beschikt over goed werkende communicatiemiddelen en er altijd een centraal aanspreekpunt is, zoals een leidinggevende.