4.4 Overleggen

De centrale rol die de preventiemedewerker vervult, zorgt er ook voor dat hij met veel mensen contact moet houden. Zo zal hij regelmatig moeten overleggen.

4.4.1 Jaarlijks overleg

sociale ­beleidsoverleg

De preventiemedewerker is een nuttige aanvulling tijdens het jaarlijkse sociale beleidsoverleg van de OR en de werkgever. Het is verplicht om de preventiemedewerker hierbij aan te laten schuiven. Tijdens dat overleg worden ook arbozaken besproken. Handig voor de preventiemedewerker om te weten wat er op arbogebied gebeurt. Tegelijkertijd is het slim om hem daarbij aan te laten schuiven, omdat hij tijdens het overleg zijn visie kan geven op de huidige situatie.

4.4.2 Regelmatig overleg

Eén keer per jaar overleggen is voor de preventiemedewerker natuurlijk veel te weinig. Hij moet ook aanschuiven bij teamoverleggen en vergaderingen van afdelingen. Niet iedere keer, maar wel regelmatig. Door met de medewerkers op de werkvloer te overleggen, blijft hij op de hoogte van de veiligheidssituatie.

4.4.3 Overleg met werknemers

ongedwongen

De preventiemedewerker zou eigenlijk een dag in de week bij het koffiezetapparaat moeten staan om met allerlei collega’s een ‘bakkie’ te doen: letterlijk of figuurlijk. Met een kop koffie wordt een gesprek informeler en kan de preventiemedewerker op een ongedwongen manier informatie verzamelen van werknemers die hij tijdens vergaderingen niet treft. De preventiemedewerker werkt vaak alleen, maar zijn deur moet altijd voor iedereen openstaan. Als er onveilige situaties op de werkvloer ontstaan, is het niet de bedoeling dat een werknemer eerst een afspraak moet maken om de preventiemedewerker te spreken.

4.4.4 Extern overleg

Die ongedwongen manier om te overleggen moet de preventiemedewerker ook toepassen in zijn contact met externe partijen.

Bedrijfsarts en arbodienst

informatie­uitwisseling

De preventiemedewerker kan in contact treden met de bedrijfsarts, arbodienst of andere kerndeskundigen waar uw organisatie mee samenwerkt. Die informatieuitwisseling is enorm waardevol. Zo kan een bedrijfsarts de preventiemedewerker erop wijzen dat er een trend is in bepaald soort klachten. De preventiemedewerker kan daarop zijn RI&E aanpassen.

Inspectie SZW

medewerking verlenen

Inspectie SZW kan uw organisatie bezoeken. De werkgever mag inspecteurs niet de toegang ontzeggen. De werkgever is zelfs verplicht om zijn medewerking te verlenen aan de inspecteur van Inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie). Daarvoor kan de werkgever de preventiemedewerker aanwijzen, die de inspecteur begeleidt en helpt. De preventiemedewerker heeft dan ook toegang nodig tot bijvoorbeeld de personeelsadministratie voor kopieën van identiteitsdocumenten. Ook mag hij meelopen op de werkvloer.

Boetes van Inspectie SZW

boete

Tijdens een bedrijfsbezoek kan Inspectie SZW tot de conclusie komen dat een boete noodzakelijk is. Het ontbreken van een preventiemedewerker en de RI&E kan al snel tot boetes leiden van duizenden euro’s. Alleen al het ontbreken van een preventiemedewerker kost uw organisatie minimaal € 1.500.

4.4.5 Externe preventiemedewerker

uitzondering

In principe mag de werkgever geen externe preventiemedewerker aanstellen, maar in de Arbowet en op ­arboportaal.­nl schrijft de wetgever dat er een uitzondering mogelijk is. Daar kan de werkgever alleen gebruik van maken als er ‘geen mogelijkheden zijn om de bijstand binnen het bedrijf of de inrichting te organiseren’. Het is aan te raden om wel eerst met Inspectie SZW te overleggen.