7. Vergaderen en overleggen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Management Rendement

Publicatiedatum: oktober 2024

Vergaderen is in veel organisaties aan de orde van de dag. Tijdens vergaderingen kunt u met collega’s overleggen, elkaar op de hoogte brengen van de stand van zaken, brainstormen en beslissingen nemen. Niet iedereen verstaat van nature de kunst van het vergaderen. Het is daarom belangrijk dat deelnemers de benodigde vaardigheden leren. Als u goed voorbereid bent en weet wat uw rol is, zult u merken dat het overleg een stuk efficiënter verloopt.

duidelijk doel

Niet elk overleg is een vergadering. Als u even bij een paar collega’s binnenloopt om iets te bespreken, is er nog geen sprake van een vergadering. Een vergadering is vooraf gepland en heeft een duidelijk doel. Vaak worden vergaderingen periodiek ingepland, bijvoorbeeld elke week of elke maand. Een vergadering of overleg kan echter ook een eenmalige bijeenkomst zijn over een specifiek onderwerp.

7.1 Doelstellingen vergadering

De vergadering moet één of meer duidelijke doelstellingen hebben. Die doelstellingen moet u kunnen terugvinden in de vergaderagenda. Door een heldere, complete agenda vooraf rond te sturen, is het doel van de vergadering voor alle deelnemers duidelijk. Dit draagt bij aan een gestructureerd verloop van de vergadering. Agenda opstellen Meestal stelt...

7.2 Taakverdeling

Het is belangrijk dat de rollen zijn verdeeld voordat de vergadering begint. Daarbij kunt u drie rollen onderscheiden: voorzitter, notulist en deelnemer. Voor elke rol zijn weer andere vaardigheden nodig. 7.2.1 Voorzitter Iemand moet de vergadering voorzitten. De voorzitter heeft als taak om de orde te bewaren, discussies in goede banen te leiden...

7.3 Overlegvormen

Er zijn verschillende soorten vergaderingen mogelijk. Denk hierbij aan de volgende vormen: Een instructievergadering: de voorzitter geeft uitleg over bijvoorbeeld een nieuwe werkwijze of technologie. Deelnemers kunnen hierover vragen stellen. Kennisuitwisseling: deelnemers informeren elkaar over bepaalde onderwerpen of projecten, bijvoorbeeld via...

7.4 Inhoudelijk voorbereiden

Zorg altijd dat u zich inhoudelijk goed voorbereidt op een vergadering. Hoe u dit moet aanpakken, hangt af van het soort vergadering en uw rol daarin. Een voorzitter moet uiteraard op de hoogte zijn van de onderwerpen, het doel en de deelnemers. Ook voor de notulist is het handig om globaal te weten wat er komen gaat. Als u naast notulist ook...

7.5 Vergadering voorzitten

De voorzitter is de spil van de vergadering. Hij moet de vergadering leiden, agendapunten inleiden, de tijd bewaken en zorgen dat iedereen de kans krijgt om zijn zegje te doen. Hij moet overzicht kunnen bewaren, orde houden en assertief zijn. U kunt zich voorstellen dat niet iedereen dit zomaar kan. Moet of wilt u de rol van voorzitter op u nemen...

7.6 Notuleren

Bent u notulist, dan zijn vaardigheden zoals luisteren, concentreren en snel aantekeningen maken van belang. U moet ook uit felle of verwarrende discussies en monologen snel de kern kunnen halen. Bovendien moet u er na afloop voor zorgen dat alles wat er is besproken helder op papier komt, liefst op zeer korte termijn. 7.6.1 Voorbereiding Of u...

7.7 Deelnemen

Deelnemers hebben misschien minder officiële verantwoordelijkheden dan de voorzitter en notulist, maar zij zijn wel degelijk medeverantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering. Zij kunnen de bijeenkomst succesvol maken door hun goede inzet. Zeker als deelnemers hun mening moeten geven, is het van belang dat zij actief en efficiënt...

7.8 Besluiten nemen

Is het probleem voldoende geanalyseerd, zijn de mogelijkheden verkend en alle voors en tegens besproken? Dan is het tijd om besluiten te nemen. Dit kunt u op verschillende manieren doen. Zo kunt u afspreken dat iedereen unaniem achter de beslissing moet staan. Is dat niet haalbaar, dan kunnen de deelnemers proberen consensus te bereiken: niet...

7.9 Hybride vergaderen

Een vergadervorm waar specifieke vaardigheden voor nodig zijn, is de hybride vergadering. Hierbij vergaderen de deelnemers online via platforms als Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Dit is ideaal als de deelnemers niet op dezelfde locatie zitten en thuiswerken, maar het vergt wel een andere manier van communiceren. Tegenwoordig werken mensen...

U bent hier