9.1 Niet slechts op de werkplek
voldoende
Bij deze gerichte vrijstelling gaat het om hulpmiddelen die werknemers ook ergens anders dan op de werkplek kunnen gebruiken. Het is dus geen vereiste dat werknemers de hulpmiddelen slechts op de werkplek kunnen gebruiken. Om echter te voorkomen dat werknemers (veel) privévoordeel hebben van zulke onbelast vergoede hulpmiddelen die zij ook buiten de werkplek kunnen gebruiken, is voldoende zakelijk gebruik ervan een vereiste (zie paragraaf 9.2).
Werkplek
arboverantwoordelijkheid
Het uitgangspunt bij de mogelijkheid tot onbelaste vergoeding van hulpmiddelen aan werknemers is het (gedeeltelijke) gebruik ervan op de werkplek. Als fiscale werkplek is elke plek aan te merken waar de werknemers werken en waarvoor uw onderneming arboverantwoordelijkheid heeft volgens de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Die verantwoordelijkheid kan blijken uit een op grond van de Arbowet verplicht op te stellen arboplan of risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).
Verschillende locaties
uiteenlopende locaties
vervoermiddel
Bij een werkplek kan het om veel uiteenlopende locaties gaan. Niet alleen voor de hand liggende ruimtes waar werknemers werken – zoals een bureau, kamer of fabriekshal – kunnen als werkplek zijn aan te merken. Ook locaties als een bedrijfskantine, fietsenstalling of parkeergarage op het bedrijfsterrein, fitnessruimte, kantoortuin, keuken, lopende band en vergaderzaal kunnen een werkplek zijn. Zelfs een auto of ander vervoermiddel – zoals een trein of vliegtuig – en de openbare ruimte kunnen als werkplek gelden, zolang de werknemers er werken en uw onderneming er arboverantwoordelijk voor is.
specifiek aangegeven
Bij de gerichte vrijstelling voor de vergoeding van hulpmiddelen geldt de werkruimte thuis nooit als werkplek. De werkruimte thuis kan onder voorwaarden alleen als werkplek meetellen als het gaat om arbovoorzieningen.
Geen werkplek
onderweg
Voor bepaalde situaties heeft de Belastingdienst specifiek aangegeven dat er geen sprake (meer) is van een werkplek, namelijk als:
- de omstandigheden van de werknemer wijzigen, bijvoorbeeld in de situatie dat:
- de dienstbetrekking eindigt;
- de werknemer blijvend arbeidsongeschikt raakt (de werknemer werkt dan immers niet meer);
- de werknemer wordt overgeplaatst (de nieuwe locatie wordt dan de werkplek);
- de werknemer onderweg werkzaamheden verricht, bijvoorbeeld het afhandelen van zakelijke e-mailcorrespondentie in de trein op weg naar het werk. Het geldt ook voor het bedenken en schrijven van een investeringsvoorstel in een horeca-etablissement dat als tussenstop dient (uw onderneming heeft immers geen arboverantwoordelijkheid voor zo’n locatie).