7.1 Specifieke voorwaarden
oordeel
ingeperkt
verantwoorden
Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium als de voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor de werknemers om hun werk op een behoorlijke manier te kunnen uitvoeren. Het oordeel van de werkgever bepaalt dus of een voorziening al dan niet noodzakelijk is. Dit wordt echter wel ingeperkt door de redelijkheidstoets. Zo is bijvoorbeeld een navigatiesysteem voor een koerier redelijkerwijs noodzakelijk, maar voor een receptioniste niet. De werkgever moet de noodzakelijkheid van een voorziening per werknemer of per groep werknemers met vergelijkbare werkzaamheden kunnen verantwoorden (maar niet bewijzen).
Een eventueel privévoordeel dat de werknemer heeft van een onbelast vergoede noodzakelijke voorziening hoeft u niet in de loonheffingen te betrekken. U mag hem hiervoor wel een eigen bijdrage vragen – uit zijn nettoloon te betalen – maar die doet niets af aan de noodzakelijkheid.
Noodzakelijk
indicatief
Dat een voorziening noodzakelijk moet zijn voor de werknemer, betekent niet dat hij zonder die voorziening zijn werk niet zou kunnen doen. Het gaat erom dat hij zijn werk zonder de voorziening redelijkerwijs niet goed zou kunnen uitvoeren, zoals bijvoorbeeld vaak voor vertegenwoordigers geldt. De werknemer moet de voorziening nodig hebben en ook daadwerkelijk gebruiken, waarbij de omvang of intensiteit van gebruik niet bepalend is, slechts indicatief. De werkgever moet kunnen aantonen dat de voorziening is gericht op een optimale bedrijfsvoering, want dat impliceert dat de werknemer de voorziening bij zijn werk gebruikt.
Cafetaria
uitruilen
budget
Dat de voorziening naar het redelijke oordeel noodzakelijk moet zijn voor het behoorlijk kunnen uitoefenen van de functie, betekent dat voorzieningen die werknemers via een cafetariasysteem vergoed krijgen door een loonbestanddeel hiervoor uit te ruilen, niet onder deze gerichte vrijstelling vallen. De keuzemogelijkheid die het cafetariasysteem aan werknemers biedt, strookt namelijk niet met het noodzakelijheidscriterium waarbij juist de werkgever de bepalende partij is. Ditzelfde geldt als de werknemers een bepaald budget krijgen waarmee ze de gewenste vergoedingen kunnen ‘kopen’ of als voorzieningen op basis van een cao ten laste van de vrije ruimte komen. Er geldt een uitzondering als de werknemer alleen de meerprijs van een duurdere uitvoering uitruilt met brutoloon.
Werknemer mag inspraak hebben bij voorziening
Rond de noodzakelijke voorzieningen moet het de werkgever zijn die beslist over de (vorm van de) voorziening, of aan welke randvoorwaarden die moeten voldoen. Dat betekent echter niet dat werknemers hierbij geen enkele inspraak mogen hebben.
meerprijs
Het staat de noodzakelijkheid van een voorziening dan ook niet in de weg als de werknemer bijvoorbeeld zelf een merk, model of kleur kan kiezen. Hetzelfde geldt als de werknemer de beslissing over de aan te schaffen voorziening mag nemen omdat hij hierover meer expertise heeft dan de werkgever. Ook mag de werknemer voor een duurder model kiezen, zolang hij dan maar voor de meerprijs een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt.
Kosten
functiewissel
Verder geldt als voorwaarde dat het de werkgever is die de voorziening betaalt, waarbij de kosten niet worden doorberekend aan de werknemer. Dat de financiële verantwoordelijkheid bij de werkgever ligt, ondersteunt immers het feit dat hij vindt dat de werknemer de voorziening nodig heeft voor zijn werk. Bovendien geldt als extra voorwaarde dat de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde ervan aan u betaalt als hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werkzaamheden. Hiervan kan sprake zijn bij bijvoorbeeld een functiewissel of uitdiensttreding.
Het kan zijn dat de werknemer de voorziening niet teruggeeft, of de restwaarde ervan niet vergoedt, zodra hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk. Dan moet u vanaf dat moment de restwaarde tot zijn loon rekenen of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte brengen.