2.2 Aangewezen eindheffingsloon
in onbelast loon omzetten
Uw onderneming kan belaste vergoedingen in onbelast loon voor werknemers omzetten door ze als eindheffingsloon aan te wijzen. Zulk aangewezen eindheffingsloon neemt vrije ruimte in beslag. U kunt de werknemers ook een (onbelaste) vaste vergoeding geven voor de als eindheffingsloon aangewezen vergoedingen (zie hoofdstuk 11).
keuze
Het is niet per se nodig dat werknemers eerst zelf kosten hebben gemaakt – en bonnetjes of andere betalingsbewijzen bij u inleveren – voordat u hun deze via gebruik van de vrije ruimte onbelast kunt vergoeden.
Aanwijzen
De keuze voor het al dan niet aanwijzen als eindheffingsloon van vergoedingen aan werknemers moet u uiterlijk maken op het moment van vergoeden (het fiscale genietingsmoment). Het aanwijzen doet u door de vergoeding bijvoorbeeld als eindheffingsloon in de administratie op te nemen.
signaal
De Belastingdienst ziet het feit dat u een belaste vergoeding niet als loon bij de werknemer heeft verwerkt echter óók als signaal dat u (blijkbaar) voor verwerking ervan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte heeft gekozen. Deze keuze moet bewust worden gemaakt. U hoeft de keuze overigens niet door te geven aan de fiscus.
Aanwijzing van een vergoeding als eindheffing met terugwerkende kracht is niet toegestaan. Correctie van een verkeerde fiscale verwerking van een vergoeding is uiteraard wel mogelijk.
eenvoudig te bepalen
Bij het aanwijzen van een vergoeding als eindheffingsloon is de aan te wijzen waarde eenvoudig te bepalen – namelijk het bedrag van de vergoeding. Dit is anders dan bij een verstrekking of terbeschikkingstelling.
een deel
U kunt er uiteraard ook voor kiezen om niet het hele vergoedingsbedrag als eindheffingsloon aan te wijzen, maar de werknemer slechts een deel ervan onbelast te geven. Het resterende vergoedingsbedrag moet u dan als loon bij de werknemer verwerken.
Vrije ruimte
Onder de werkkostenregeling (WKR) kunt u een percentage van het totale fiscale loon van de onderneming besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers.
Twee schijven
Sinds 2020 is deze ‘vrije ruimte’ verdeeld in twee schijven. Over de eerste € 400.000 van de loonsom geldt een verhoogd percentage.
In 2024 bedraagt dit verhoogde percentage voor de werkkostenregeling: 1,92%. Van de loonsom boven de € 400.000 is 1,18% te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers.
niet helemaal vrij
Via rendement.nl/fiscaaldossier vindt u een handige toolbox waarmee u in zeven stappen de WKR kunt toepassen in uw onderneming.
Gebruikelijkheidstoets
U bent niet helemaal vrij in uw keuze bij het voor werknemers onbelast maken van kostenvergoedingen via gebruik van de vrije ruimte. Sowieso moet dit de zogeheten gebruikelijkheidstoets kunnen doorstaan.
30%-grens
De gebruikelijkheidstoets houdt in dat het aanwijzen van de vergoedingen als eindheffingsloon niet meer dan 30% afwijkt van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel van de vergoeding dat die 30%-grens overschrijdt, moet u als loon bij de werknemer verwerken.
expliciet
Volgens de Belastingdienst zijn vergoedingen (en verstrekkingen) van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in elk geval gebruikelijk. Naast een algemene kostenvergoeding van dat bedrag kunt u ook nog specifieke gebruikelijke vergoedingen als eindheffingsloon aanwijzen.
Uitgesloten
Verder zijn vergoedingen voor criminele activiteiten expliciet uitgesloten van de mogelijkheid tot aanwijzing als eindheffingsloon. Ditzelfde geldt voor vergoedingen die loon uit vroegere dienstbetrekking zijn, op die voor de aanschaf van producten uit de eigen onderneming na (zie paragraaf 2.1).
Als u een werknemer zowel loon uit vroegere dienstbetrekking uitbetaalt als loon waarop de arbeidskorting van toepassing is, mag u het loon uit het vroegere dienstverband wel als eindheffingsloon aanwijzen. Voorwaarde hierbij is dat dit de gebruikelijkheidstoets doorstaat.
Gunstig
overschrijding
Het aanwijzen van kostenvergoedingen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte is niet alleen voordelig voor de betreffende werknemers, die de vergoeding daardoor onbelast ontvangen. Ook voor u kan het benutten van de vrije ruimte tot op zekere hoogte gunstig zijn: over aangewezen eindheffingsloon is geen enkele van de loonheffingen verschuldigd, zolang de vrije ruimte niet wordt overschreden. Dit betekent dat u geen premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet over de als eindheffingsloon aangewezen vergoeding hoeft te betalen. Bij overschrijding van de vrije ruimte is 80% loonbelasting in de vorm van eindheffing verschuldigd over het bovenmatige deel, dus dat kunt u het beste voorkomen.
De 80% eindheffing voor overschrijding van de vrije ruimte is sóms voordeliger dan het (moeten) bruteren van een vergoeding. U moet berekenen wat het voordeligst uitpakt.