3.3 Geheimhouding en financiële informatie

afspraken

De financiële informatie die uw OR ontvangt, kan vertrouwelijk zijn. Deze informatie mag u dan niet delen met derden zonder toestemming van uw bestuurder. Het is belangrijk dat OR en bestuurder hier goede afspraken over maken. Bij geheimhouding moet de bestuurder goed aangeven:

• welke informatie precies geheim is;
• tegenover wie de geheimhouding geldt;
• gedurende welke tijd de geheimhouding geldt.

achterban

Geldt de geheimhouding tegenover alle collega’s of mag u alleen niet buiten de organisatie over de cijfers spreken? Het is goed voor te stellen dat uw OR en de leden van de financiële commissie van de OR de periodieke cijfers wel met managers mogen bespreken, omdat zij deze informatie ook ontvangen. Dat geeft uw OR wat meer ruimte om de cijfers met uw achterban te bespreken.

Jaarverslagen

Kamer van Koophandel

jaarrekening

Bij de Kamer van Koophandel zijn alle jaarverslagen van organisaties in Nederland te vinden. Deze zijn openbaar en dus niet geheim. De cijfers van het voorgaande jaar zijn vaak vanaf juni te vinden in het register. Het kan zijn dat de financiële informatie is opgenomen in een jaarverslag van de moederorganisatie. Dan zijn slechts deze cijfers openbaar. Uw OR moet dan van uw bestuurder een vervangend document, vergelijkbaar met een jaarrekening, over de eigen organisatie ontvangen. Over dit document kan uw bestuurder wel geheimhouding vragen.

Periodecijfers

voorzichtig

trucjes

De periodecijfers van een organisatie bevatten gevoelige informatie. Deze zijn dan ook niet openbaar. Concurrenten kunnen zo inzicht krijgen in de prestaties van de organisatie. Als een organisatie bijvoorbeeld beursgenoteerd is, kan deze informatie de koersen van de aandelen beïnvloeden. Het mag duidelijk zijn dat iedereen zeer voorzichtig om moet gaan met deze cijfers. Periodecijfers voor de aandeelhouders zijn natuurlijk niet geheim. Interessant is dat deze openbare (halfjaar)cijfers vaak zo zijn opgeschreven dat ze er gunstig uitzien. Vergeet niet dat deze cijfers ook het visitekaartje van de organisatie naar de buitenwereld zijn. Als het goed gaat, wil een organisatie dat natuurlijk laten zien om de mening van de beleggers en de koers van de aandelen te beïnvloeden. En minder goede resultaten soms maskeren door incidentele resultaten en boekhoudkundige trucjes. Uw OR weet door goed te lezen soms wel beter.