12.1 Juiste fiscale afhandeling
in de praktijk
aan de fiscale regels toetsen
onbelast laten
niet blind cao vertrouwen
Een cao bevat vaak ook afspraken over (kosten)vergoedingen aan werknemers. Het is aan u om na te gaan hoe de fiscale afhandeling van zulke cao-afspraken in de praktijk moet verlopen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat werknemers op grond van de cao recht hebben op een reiskostenvergoeding van € 0,25 per zakelijke kilometer. U kunt deze vergoeding dan niet zomaar onbelast uitbetalen, omdat het recht hierop uit de cao komt. U moet deze vergoeding aan de geldende fiscale regels toetsen. Dat betekent dat van de kilometervergoeding uit dit voorbeeld € 0,02 per kilometer in 2024 bovenmatig is, wat u alleen onbelast aan werknemers kan betalen door gebruik te maken van de vrije ruimte. U kunt immers slechts € 0,23 per zakelijke kilometer onbelast laten op grond van de gerichte vrijstelling voor reiskosten (op voorwaarde van aanwijzing als eindheffingsloon, zie ook hoofdstuk 3).
Vaste kostenvergoeding
recht aan de werkelijkheid
Ook bij vaste kostenvergoedingen geldt dat u niet blind op de cao moet vertrouwen. Als zo’n vaste vergoeding in de voor uw onderneming geldende cao is afgesproken, moet u toetsen of deze aan alle voorwaarden voldoet (zie hoofdstuk 11) en of de bedragen recht doen aan de werkelijkheid van werknemers. Ook moet u zorgen dat de onderbouwing van de vaste reiskostenvergoeding in orde is, ook al geeft de cao er recht op.
Door kostenvergoedingen waar werknemers op grond van de cao recht op hebben aan de fiscale regels te toetsen, voorkomt u dat u achteraf voor financiële verrassingen komt te staan.
Nabetaling
loon-in
loon-over
Het kan zijn dat u een nabetaling moet doen op grond van een nieuw afgesproken cao die met terugwerkende kracht hogere kostenvergoedingen aan werknemers toekent. Officieel zou u die nabetaling volgens de loon-in-systematiek moeten verwerken, dus in het tijdvak van uitbetaling. Uw onderneming mag er onder voorwaarden ook voor kiezen om die nabetaling te verwerken volgens de loon-over-systematiek, dus in het tijdvak waarop de betaling betrekking heeft. De bijbehorende voorwaarden zijn als volgt:
- Het gaat om een nabetaling voor een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar.
- Het was in eerdere jaren ook gebruikelijk bij uw onderneming om nabetalingen volgens de loon-over-systematiek te verwerken.
- U verwerkt de nabetalingen in het kalenderjaar voor alle werknemers via de loon-over-systematiek.
Als het gaat om een nabetaling over een tijdvak waarvoor u al loonaangifte heeft gedaan, bent u verplicht om die aangifte te corrigeren. Die correctie stuurt u dan mee met de loonaangifte over het tijdvak waarin u de nabetaling doet.