1.1 Geen sprake van loon
U hoeft bepaalde vergoedingen niet in de WKR te betrekken omdat ze überhaupt geen loon vormen.
Dat is het geval bij:
- vergoedingen voor intermediaire kosten;
- voordelen buiten de dienstbetrekking.
Intermediaire kosten
voorschieten
Van intermediaire kosten is sprake als werknemers kosten maken in opdracht van of namens uw onderneming, en zij feitelijk als intermediair fungeren. De werknemer schiet de kosten die voor rekening van de onderneming komen dan als het ware voor.
Voorbeelden van intermediaire kosten
fles wijn
wasbeurt
Bij intermediaire kosten die werknemers kunnen voorschieten namens uw onderneming, kunt u denken aan kosten voor zaken die:
- dienen voor externe representatie van uw onderneming, zoals een fles wijn of bloemen die de werknemer voor een klant koopt;
- specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer, zoals een wasbeurt voor de auto van de zaak die de werknemer zelf afrekent;
- tot het vermogen van uw onderneming gaan behoren, zoals een whiteboard en markeerstiften die de werknemer op weg naar een presentatie aanschaft;
- tot het vermogen van uw onderneming gaan behoren en die u de werknemer ter beschikking heeft gesteld, zoals een laptop voor het thuiswerken waarvan de werknemer de factuur voorschiet.
De vergoeding die u werknemers betaalt voor door hen gemaakte intermediaire kosten, vormt geen loon en is dus zonder meer onbelast. Het gaat hierbij immers feitelijk om een terugbetaling van wat de werknemer namens uw onderneming heeft voorgeschoten, en niet om een beloning voor verrichte arbeid, of om een vergoeding van kosten die de werknemer maakt om de dienstbetrekking behoorlijk te vervullen. Intermediaire kosten lenen zich ook voor vergoeding ervan in vaste vorm (zie hoofdstuk 11).
Als u de zaken waarvan de werknemer de kosten namens uw onderneming heeft voorgeschoten – en die u hem dus onbelast heeft vergoed – later aan hem ter beschikking stelt of verstrekt, kan er wel alsnog sprake zijn van loon.
Buiten dienstbetrekking
sympathie
Geeft u werknemers een vergoeding die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, dan is er sprake van een zogenoemd ‘voordeel buiten de dienstbetrekking’. Dit is het geval als uw onderneming de vergoeding geeft uit (met name) wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie met de werknemer. Zo’n vergoeding geldt niet als loon.
Vergoedingen aan de werknemer uit een andere relatie dan die van werkgever-werknemer houden ook geen verband met de dienstbetrekking en u kunt ze onbelast laten. Dit speelt bijvoorbeeld als werkgever en werknemer ook een huurder-verhuurderrelatie hebben.