6.2 Vakantieplanning
Het maken en bijhouden van de vakantieplanning kan een hoop (administratief) gedoe zijn, maar het is erg belangrijk dat dit goed gebeurt. Het gebruik van standaard (digitale) vakantieaanvraagformulieren, speciale planningssoftware of een online tool kan helpen om het overzicht te bewaren.
bepaalde deadline
Verder geven organisaties werknemers soms een bepaalde deadline – vaak 1 april – voor het doorgeven van de gewenste zomervakantie. Daarna stellen ze alle vakanties vast. Zeker in branches waar werknemers niet met te veel tegelijk op vakantie kunnen gaan – zoals in de zorg – is dit een praktische methode.
collectieve vrije dagen
Een overzichtelijke vakantieplanning kan helpen voorkomen dat u een vakantieverzoek van een werknemer toewijst terwijl dat uw organisatie eigenlijk niet goed uitkomt. Want een eenmaal toegezegde vakantie kunt u niet zo eenvoudig terugdraaien (zie paragraaf 5.3).
Ook het instellen van collectieve vrije dagen kan handig zijn: het bespaart u het maken van een vakantieplanning voor die periode, aangezien dan standaard alle werknemers vrij zijn. Maar zoals u in de volgende paragraaf zult zien, zijn collectieve vakantiedagen niet zomaar te regelen!
Vakantie bij jaarurensystematiek
arbeidsduur op jaarbasis
Bij een jaarurensysteem is het uitgangspunt een afgesproken arbeidsduur op jaarbasis, in plaats van per week. U spreekt met de werknemers een totaal (bruto)aantal arbeidsuren per jaar af – bijvoorbeeld 1.930 voor een fulltimer – waarvan u het recht op vakantie- en verlofuren aftrekt om tot de te werken (netto)arbeidsuren dat jaar te komen. U maakt de planning van het individuele arbeidspatroon en dus ook de opname van vakantie minstens één keer per jaar in overleg met de werknemer. Hierbij kan de arbeidsduur per week steeds verschillen.
flexibel
De jaarurensystematiek maakt het voor werknemers mogelijk om in bepaalde (piek)periodes van het jaar meer te werken dan in andere periodes. Daarbij worden de (wettelijke) regels rond arbeidstijden uiteraard in acht genomen. Op die manier is het mogelijk flexibel om te gaan met de bedrijfsvoering en personeelsinzet en meer in te spelen op de wensen en mogelijkheden van werknemers. U vindt een handige rekentool voor vakantiedagen en het jaarurensysteem op rendement.nl/salarisdossier.