5.1 De lange termijn: het opleidingsbeleidsplan

organisatiebreed

Als u concrete opleidingsplannen gaat opstellen, is de eerste stap de organisatiebrede opleidingsbehoefte vertalen naar een opleidingsbeleidsplan. Het opleidingsbeleidsplan is een overkoepelend plan voor de hele organisatie, dat toekomstgericht is. Net als het opleidingsbeleid zelf, kijkt u hiermee meestal zo’n drie tot vijf jaar vooruit.

5.1.1 Inhoud van het plan

grote lijnen

Het opleidingsbeleidsplan draait om de strategische opleidingsdoelen die u eerder in het proces heeft vastgesteld. Nu gaat u in grote lijnen uiteenzetten hoe u deze doelen met opleidingen wilt bereiken.

Visie op opleiden

inspanningen

Het is belangrijk om de visie op opleidingen van uw organisatie weer te geven. Werknemers weten dan hoeveel belang u hecht aan opleiden en hoe u hun inspanningen waardeert. Bovendien kunt u daarin al globaal aangeven welke methoden van opleiden de voorkeur genieten.

Strategische opleidingsdoelen

evaluatie­moment

niveau

Om te beginnen neemt u de opleidingsdoelen zelf natuurlijk op in uw plan. Geef hierbij ook aan op welke termijn u deze doelen wilt bereiken. Daarbij kunt u eventueel met fasen werken, zodat de doelen concreter en beter bereikbaar lijken. Bovendien heeft u op die manier meteen een logisch evaluatiemoment ingebouwd. Door de opleidingsdoelen duidelijk te omschrijven, is voor iedereen duidelijk welke resultaten het beleidsplan moet opleveren. Daarbij moet u ook meteen zorgen dat u deze doelen meetbaar maakt. U geeft bijvoorbeeld niet alleen aan welke competenties werknemers moeten verwerven, maar ook welk niveau ze daarmee moeten bereiken.

Plaats van opleiden in de organisatie

verantwoordelijk

Uw opleidingsbeleidsplan moet nog verder ingevuld worden. Daarom is het belangrijk dat het voor iedereen duidelijk is welke plaats de opleidingsfunctie inneemt in de organisatie. Met andere woorden, wie zijn verantwoordelijk voor het beleid, wie keuren de concrete opleidingsplannen goed en wie gaan deze uitvoeren? Een heldere verdeling van verantwoordelijkheden en taken is cruciaal om het beleid soepel te kunnen uitvoeren.

de basis ­leggen

concrete ­invulling

Het is belangrijk dat u benadrukt dat het beleid direct voortvloeit uit de organisatiedoelstellingen. De directie van de organisatie heeft daarmee de basis gelegd voor het beleid. Het opleidingsbeleidsplan ontwikkelen ligt meestal bij de HR-afdeling. Sommige organisaties hebben daarvoor een aparte opleidingsafdeling, die al dan niet onderdeel is van de HR-afdeling. Deze HR- of opleidingsafdeling kan daarnaast voor de concrete invulling in jaarplannen zorgen, maar dit kan ook bij de afdelingen liggen die het beleid gaan uitvoeren. Waar u ook voor kiest, zorg dat het duidelijk is vastgelegd.

Evaluatie en meetmomenten

afspraken

bron

Bij het bepalen van strategische opleidingsdoelen horen afspraken over de evaluatie. Neem daarom in het opleidingsbeleidsplan op hoe u die evaluatie op ieder niveau wilt uitvoeren. U kunt hierbij denken aan het herhalen van de nulmeting voor een overzicht van de vooruitgang, maar op het niveau van individuele werknemer kunt u ook denken aan werken met en evalueren van een persoonlijk opleidingsplan (POP). Daarnaast neemt u op hoe vaak en wanneer u deze evaluaties wilt uitvoeren.

Beschikbaar budget

visie

Ten slotte is er natuurlijk nog de kwestie van de financiering. U komt er niet onderuit: uw opleidingsbeleid zal geld kosten. In het opleidingsbeleidsplan kunt u allereerst opnemen wat de visie is van uw organisatie op investeren in opleiden. Vervolgens kunt u aangeven welk budget voor de komende jaren beschikbaar is.

totaalbedrag

zwaartepunt

voorkeuren

Een totaalbedrag biedt de meeste mensen weinig inzicht in de mogelijkheden die u heeft met het budget. Het is daarom goed om in dit plan al een onderbouwde indeling te geven van welk deel van het budget waaraan besteed zal worden. U kunt een onderverdeling maken naar tijd, bijvoorbeeld door aan ieder jaar dat het beleidsplan bestrijkt een bepaald budget toe te delen. Zo is het mogelijk dat het zwaartepunt ligt op de eerste jaren, en dat u in de jaren daarna alleen herhalingscursussen aanbiedt. U kunt ook budgetten verdelen per opleidingsdoel of per afdeling. Het hangt helemaal af van uw beleid en uw voorkeuren.

5.1.2 Kaders en flexibiliteit

verschillen

Het opleidingsbeleidsplan schetst de kaders van uw opleidingsbeleid. Het is belangrijk dat iedereen zich hier bij de invulling van het beleid ook aan houdt. Zeker voor grotere organisaties geldt echter dat er ook grote verschillen kunnen bestaan tussen afdelingen of teams. Zo zijn er verschillen in cultuur, in manier van werken en in de samenstelling van het personeelsbestand.

effectief

methode

maatwerk

Wilt u effectief opleiden, dan moet u rekening houden met deze verschillen in mogelijkheden en voorkeuren. U timmert dus het beleid in het opleidingsbeleidsplan niet helemaal dicht. U moet ruimte bieden voor opleiden op maat. Zo geeft u bijvoorbeeld aan welke competenties werknemers per afdeling moeten verbeteren en welk budget daarvoor beschikbaar is. U laat echter open welke methode van opleiden iedere afdeling daarvoor inzet. Afdelingen kunnen in hun eigen plannen weer ruimte laten voor invulling door teams of individuele werknemers. Zo kunt u ook op lagere niveaus binnen de organisatie maatwerk leveren.