4.2 Informatie verzamelen
referentiefuncties
Wat u zich eerst moet afvragen, is de mate waarin u in detail wilt treden. Natuurlijk kunt u ervoor kiezen om alle functies te beschrijven. Daarmee heeft u de garantie dat u volledig bent en inzicht krijgt in de bijdrage van alle functies aan de organisatiedoelstellingen. Alle functies beschrijven (en dit systeem onderhouden) kost echter veel tijd, geld en inspanning. Vaak wordt er daarom voor gekozen om te werken met referentiefuncties (zie paragraaf 4.4).
Aan beide opties kleven voor- en nadelen. Waar u ook voor kiest, functiebeschrijvingen moeten een herkenbaar beeld geven van de functies die in uw organisatie (kunnen) voorkomen. Alleen dan kunt u uiteindelijk op een rechtvaardige manier de zwaarte van een functie vaststellen.
4.2.1 Noodzakelijke informatie
Of u zich nu baseert op bestaande functieprofielen, vragenlijsten laat invullen of interviews afneemt; het is belangrijk om (in de projectgroep) af te spreken welke informatie u in ieder geval wilt krijgen. Bij het verzamelen van informatie voor functieomschrijvingen valt te denken aan het volgende:
- Doel van de functie: wat is het bestaansrecht van de functie binnen de organisatie, uit welke organisatiedoelstellingen komt de functie voort en hoe worden die doelen bereikt (met welke activiteiten)?
- Essentiële werkzaamheden, activiteiten en taken binnen de functie: deze zijn vaak gerangschikt per resultaatgebied (meestal zo’n drie tot acht per functie). Het moet overigens gaan om de normale, alledaagse gang van zaken en niet om eenmalige, kortdurende, incidentele of toevallige werkzaamheden, activiteiten en taken.
- Positie in de organisatie: aan wie rapporteert de werknemer, geeft hij leiding, is dat functioneel of hiërarchisch en aan hoeveel fte?
- Context: de grootte van de organisatie, hoe de organisatie-onderdelen en afdelingen zijn ingericht en de in- en externe contacten en relaties.
- Bezwarende werkomstandigheden: fysieke of psychische hindernissen die niet of moeilijk zijn weg te nemen en die inherent zijn aan de functie (zie ook hoofdstuk 3).
Kennis en vaardigheden: wel of niet nodig?
resultaatgericht
Informatie over benodigde kennis, vaardigheden en competenties is niet voor ieder functiewaarderingssysteem noodzakelijk (bij CATS bijvoorbeeld wel, maar bij ORBA niet). Toch is informatie over deze zaken handig als u functieomschrijvingen breder wilt inzetten, bijvoorbeeld als basis voor beoordelingsgesprekken (functieomschrijvingen zullen in dat geval resultaatgericht moeten zijn) of ontwikkelgesprekken (functieomschrijvingen zullen inzichtelijk moeten maken hoe iemand kan doorstromen naar een hoger niveau).
4.2.2 Vragen stellen
objectief
Als u functie-interviews afneemt, let u er natuurlijk op welke informatie u echt nodig heeft (omdat die essentieel is voor de functieomschrijving en -waardering), maar geeft u de geïnterviewde wel genoeg ruimte om zijn visie op de functie te verwoorden. Begin bijvoorbeeld met de vraag: ‘Kun je mij vertellen wat voor werk je doet/jouw werknemers doen?’ Stel u zo objectief mogelijk op tijdens het functie-interview: laat uw eigen visie op de functie achterwege en vermijd suggestieve vragen tijdens de gesprekken.
Met leidinggevenden om tafel
interpretatie
Tijdens of na het afnemen van de functie-interviews is het handig om een aantal zaken met leidinggevenden door te spreken. Zo ontdekt u of u op dezelfde manier tegen functies aankijkt of dat er interpretatieverschillen zijn. Pas er wel voor op dat u zich laat beïnvloeden en een functiebeschrijving naar een ‘gewenste’ of ‘verwachte’ weging toeschrijft. De zaken die u met leidinggevenden kunt afstemmen:
- of u de kern van de functie helder voor ogen heeft: bestaansrecht, primair doel en belangrijkste verantwoordelijkheden van de functie;
- of uw indruk van de zwaarte van de functie overeenkomt met die van de leidinggevende;
- of de gevraagde competenties in verhouding staan tot de beslissingsbevoegdheid van de functie;
- of er overlap is met andere functies of juist gaten vallen in de samenhang met andere functies.