6.5 Aanstelling

wet

kwaliteit

rechtspositie

vertrouwen

advies

Nadat u een interne vertrouwenspersoon heeft geselecteerd, moet u een aanstellingsbrief of contract opstellen. De aanstelling, rechtspositie, functie en bescherming van de vertrouwenspersoon is in geen enkele wet met naam en toenaam opgenomen. Zonder aanstellingsbrief zijn de taak en rolomschrijving daarom niet helder. Vertrouwenspersonen bepalen dan zelf vanuit hun professie wat ze met meldingen doen. Daarover kunt u of de werkgever een ander idee hebben. Daarom is het belangrijk de positie van de vertrouwenspersoon vast te leggen en een aantal zaken te verduidelijken. Wat ‘moet’ u in elk geval in zo’n aanstelling opnemen?

• Opleiding en certificering: een vertrouwenspersoon heeft minimaal een basisopleiding nodig om te weten wat de rol en taak inhoudt. Ook oefent hij tijdens deze opleiding gesprekken. Om de kwaliteit te borgen, kunt u bij de aanstelling aangeven dat de vertrouwenspersoon binnen een redelijke termijn gecertificeerd moet zijn.
• Onafhankelijkheid: u legt vast aan wie de vertrouwenspersoon verantwoording over zijn functioneren aflegt, uiteraard met behoud van vertrouwelijkheid ten opzichte van de melders. Bij voorkeur legt de vertrouwenspersoon verantwoording af aan het hoogste directielid.
• Geen benadeling: er is geen wettelijke bepaling waarin staat dat een werkgever de vertrouwenspersoon niet mag benadelen in zijn rechtspositie, zoals dat bij OR-leden op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) wel het geval is. U zult dat apart moeten opnemen in de aanstellingsbrief. Dit is nodig omdat een vertrouwenspersoon soms dingen aan de orde stelt die voor uw organisatie onprettig zijn. Het is dan goed dat hij officieel is beschermd tegen benadeling.
• Geheimhouding: één van de belangrijkste eisen voor de vertrouwenspersoon is dat hij geheimhouding in acht neemt over alles wat hij te horen krijgt. Werknemers die de vertrouwenspersoon bezoeken, moeten daar blindelings op kunnen vertrouwen. Het is om die reden belangrijk dat u dit opneemt in de aanstellingsbrief.
• Intern verschoningsrecht: neem in de aanstelling op dat niemand binnen uw organisatie de vertrouwenspersoon kan dwingen om vertrouwelijke informatie prijs te geven.
• Rol: het is belangrijk te vermelden dat de vertrouwenspersoon er alleen is voor melders, dat hij niet bemiddelt en geen onderzoek doet. Daarnaast is het belangrijk hier aan te geven dat de vertrouwenspersoon voorlichting geeft over zijn rol en gevraagd en ongevraagd advies geeft aan het management over het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag.
• Taken: een overzicht van taken schept duidelijkheid over wat de vertrouwenspersoon wel én niet doet.

• Bevoegdheden: het is belangrijk voor de vertrouwenspersoon dat u ook specifieke bevoegdheden apart in de aanstellingsbrief opneemt, zoals:
  • snelle bereikbaarheid: de vertrouwenspersoon moet in geval van een urgente hulpvraag zijn andere werk zo snel mogelijk opzij mogen leggen;
  • rechtstreekse toegang tot werkgever en OR: de vertrouwenspersoon moet een directielid kunnen spreken en daarnaast met de OR spreken over de vraag of de leden bepaalde signalen van hun achterban opvangen over ongewenst gedrag of over het bundelen van de krachten in de aanpak van ongewenst gedrag;
  • gevraagd en ongevraagd geven van adviezen: dit kan bijvoorbeeld gaan over preventie, aanpassingen in het beleid en het geven van voorlichting;
  • doorverwijzen naar een andere vertrouwenspersoon: dit is vooral belangrijk als de vertrouwenspersoon te dicht bij de melder of aangeklaagde staat, omdat het een teamgenoot is of omdat de vertrouwenspersoon de melder privé goed kent;
  • zich beroepen op geheimhouding: hierover las u eerder in deze paragraaf al;
  • zich beroepen op externe hulp: het kan gaan om overleg met een collega-vertrouwenspersoon buiten de organisatie of het inschakelen van juridische kennis.