5.2 Faciliteren
Als een crisis (zoals inbraak, brand of een pandemie) u dwingt om uit te wijken naar een ander pand of andere werkplek, moet de inventarisatie zoals hiervoor beschreven compleet zijn. Zorg dat uw kritische middelen voorradig zijn of snel te bestellen zijn en dat u uw kritische processen kunt uitvoeren met behulp van de voor uw bv kritische personen.
IT-processen
thuiswerken
De IT-processen zijn een goed voorbeeld van de noodzakelijke processen in uw onderneming. De afkorting ‘IT’ staat voor Information Technology en omvat het geheel aan hardware- en softwareproducten en -diensten en de gerelateerde processen waarmee uw bv informatie verwerkt. Veel ondernemingen zijn hiervan afhankelijk voor het uitvoeren van andere processen. Als werknemers bijvoorbeeld thuis moeten werken, is het van groot belang om IT op afstand te faciliteren. Voor sommige ondernemingen is dit makkelijker dan voor andere, maar voor iedereen geldt: met een laptop en toegang tot internet bent u er niet.
Beheren
privacy
Zorg voor gebruiksvriendelijke en veilige IT-middelen, bij voorkeur een laptop van de zaak. Deze kan namelijk beter door uw eigen IT-afdeling beheerd en beschermd worden. Hierdoor is het makkelijker om op afstand uw privacy- en informatiebeveiliging te regelen (zie ook hoofdstuk 9).
Is het niet mogelijk om die beveiliging op afstand te regelen, communiceer dan heldere regels en instructies over software en het aanvaardbare gebruik hiervan. Zorg dat uw IT-team bereikbaar is voor vragen en faciliteer passende hulp voor uw werknemers.
Onveilig
ghost IT
voorlichten
Laat uw werknemers makkelijk en veilig informatie met elkaar delen. Ontmoedig het gebruik van e-mail met bijlagen, ook hackers zitten niet stil gedurende crisisperioden. Gebruik binnen uw hele onderneming dezelfde tools voor online vergaderen en het delen van bestanden. Hiermee voorkomt u dat uw werknemers op eigen houtje (onveilige) programma’s gaan gebruiken (zogenoemde ‘ghost IT’). Meer informatie hierover kunt u vinden in hoofdstuk 9. Laat u vooraf voorlichten over de impact van de installatie op de bestaande infrastructuur en de impact van het gebruik voor privacy- en informatiebeveiliging.
Vertel uw werknemers regelmatig hoe zij veilig op afstand moeten werken en wijs ze op de gedragscode, het thuiswerkbeleid en de bestaande procedures.
Contactgegevens
Ook praktische zaken als het paraat hebben van contactgegevens van uw leveranciers, klanten en relaties is van belang. Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar zonder contactlijst van uw leveranciers kunnen uw werknemers hen niet benaderen in tijden van crisis. Stel uw noodzakelijke middelen vast en faciliteer deze zodanig dat uw bevoegde werknemers hiertoe altijd toegang hebben.