8.3 Speelveld van besluitvorming

Uw OR kan zijn invloed vergroten als u een goed beeld heeft van het speelveld van de besluitvorming in de organisatie. Wie heeft het echt voor het zeggen in de organisatie? Wie bepaalt of er geld wordt vrijgemaakt of dat er extra mensen mogen worden aangenomen? Met wie kan uw OR in gesprek gaan om daadwerkelijk bij de beslisser aan tafel te zitten?

Familiebedrijf

bemoeien

Bij familiebedrijven komt het regelmatig voor dat de oude eigenaar – vaak nog in het bezit van een groot deel van de aandelen – eigenlijk nog aan het (micro)managen is en zich met van alles en nog wat bemoeit in het bedrijf. Dan heeft de huidige bestuurder het zwaar. Dat maakt sommige besluiten mogelijk begrijpelijk, het betekent natuurlijk niet dat de OR in zo’n geval niets meer te zeggen heeft. Eenzelfde redenering kan opgaan voor besluiten van moederbedrijven van concerns, vaak in het buitenland.

Overleggen

toerekening van besluiten

samenwerking

Uw bestuurder kan aangeven dat hij geen partij is geweest in het besluit. Toch moet de bestuurder met u overleggen en advies vragen alsof hij het besluit wel heeft genomen. Dat komt door de toerekening van besluiten die in het buitenland worden genomen, maar wel uw bedrijf aangaan. Bij toerekening wordt een (voorgenomen) besluit ten aanzien van een organisatie waarbij een OR is ingesteld, gezien als een (voorgenomen) besluit van de bestuurder die deze organisatie in stand houdt. Uw bestuurder wordt hiermee verantwoordelijk gesteld voor het goed uitvoeren van een adviesprocedure ten aanzien van een besluit van een hoger niveau in de groep. Het komt regelmatig voor dat ten aanzien van dergelijke besluiten de belangen van de Nederlandse bestuurder en de belangen van uw OR voor een groot deel overeenkomen. Dat geeft weer mogelijkheden voor samenwerking.

Europees

afgevaardigde

Bij internationale organisaties is vaak ook een Europese ondernemingsraad (EOR) ingesteld. Uw OR doet er goed aan samen te werken met de EOR. Uw OR heeft een eigen afgevaardigde in de EOR. De EOR wordt bij belangrijke internationale herstructureringen vooraf geïnformeerd en er vindt overleg plaats. De EOR heeft ook een adviserende taak.

Internationaal

artikel-24-
overleg

maatwerk­afspraken

strategie

buitenland

De WOR biedt veel mogelijkheden om met uw bestuurder een manier te vinden om besluiten op internationaal niveau te bespreken en daar op gepaste wijze mee om te gaan.

• U kunt het artikel-24-overleg, het strategisch overleg van bestuurder en OR, zo inrichten en plannen dat besluitvorming in de internationale organisatie centraal staat. Zo kunnen de opties vroeg worden besproken met uw OR. Dit overleg moet minimaal tweemaal per jaar plaatsvinden. Hierbij moet op uitnodiging ook een vertegenwoordiging van het moederconcern of de Raad van Commissarissen verschijnen. U kunt met uw bestuurder in een ondernemingsovereenkomst (convenant) vastleggen op welke wijze en wanneer uw OR geïnformeerd wordt over internationale besluiten in voorbereiding. Ook kunt u vastleggen hoe u samen het adviesrecht wilt vormgeven.
• Artikel 32 WOR biedt de mogelijkheid om maatwerkafspraken te maken over de samenwerking in specifieke omstandigheden.
• Het initiatiefrecht en het overlegrecht in artikel 23 WOR bieden ook kansen voor uw OR om initiatieven te nemen om het overleg structuur te geven. Uw OR kan zelf een voorstel doen om de financiële stukken met enige regelmaat te bespreken, al dan niet in samenhang met het artikel-24-overleg. Een mooie manier van samenwerken is om de financiële stukken eerst voor te bespreken met de ­financieel manager of de controller en pas daarna met de bestuurder de zaken te bespreken die de strategie of het beleid raken. Uw OR kan een manier van overleg voorstellen die bij uw organisatie en uw OR past.

Wetgeving

Veel bestuurders in het buitenland vinden het lastig dat er in Nederland een OR zit die over allerlei informatie moet beschikken en aan wie de Nederlandse bestuurder ook nog om advies en soms instemming moet vragen. Het is voor internationale organisaties belangrijk om de wetgeving te volgen, met andere woorden om ‘compliant’ te zijn, vooral Amerikaanse bedrijven kunnen daar gevoelig voor zijn. Het helpt soms om aan te geven dat dit nu eenmaal de Nederlandse wetgeving is.

Adviseur

financiële transacties

Zowel de bestuurder als de OR kunnen gebruikmaken van een adviseur bij het maken of interpreteren van de financiële stukken. Uw bestuurder kan gebruikmaken van bijvoorbeeld een financiële dienstverlener (vaak een accountant). Deze is er voor de controle op alle aspecten van financiële transacties. Sommige adviseurs zijn gespecialiseerd in belastingen. Bij bijvoorbeeld de overname van een bedrijf komen fiscale regels aan bod voor de vennootschapsbelasting, de omzetbelasting en de overdrachtsbelasting. Tot slot beschikken banken ook over adviseurs die ingewikkelde financiële trajecten begeleiden. Zij kunnen adviseren over het toetsen, financieren en uitvoeren van alle financiële transacties.