8.2 Organiseren van informatie en informatiestromen

vroeg stadium

Veel ondernemingsraden streven na om vroeg betrokken te worden bij de besluitvorming. Dat is ook de bedoeling van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Uw OR moet ook in een vroeg stadium geïnformeerd worden over de (­financiële) stand van zaken in uw organisatie. In hoofdstuk 3 vindt u een overzicht van de financiële informatierechten waarover de OR beschikt.

Beheerscyclus

extra 
documenten

Uw OR doet er goed aan om na te gaan hoe de financiële beheerscyclus in uw organisatie eruitziet. Hoewel de meeste organisaties werken met een meerjarenplan, een begroting, rapportagecijfers en een jaarverslag, kunnen er toch grote verschillen zijn in hoe deze stukken eruitzien en met welke regelmaat bijvoorbeeld de rapportagecijfers verschijnen. Soms zijn er ook nog extra documenten die gebruikelijk zijn in de sector, in het concern of misschien alleen in uw organisatie.

8.2.1 (Internationale) concerns

budget

taken en kosten

In (internationale) concerns is het niet ongebruikelijk om te werken met budgetten. Deze budgetten zijn begrotingen die meteen taakstellend zijn. Uw organisatie – de Nederlandse vestiging – bepaalt vaak niet zelfstandig de begroting en dus het budget. Vaak is dit een opdracht van de moederorganisatie. Dat is soms de uitkomst van een onderhandelingsproces, maar soms ook eenvoudig een opdracht. Dan moet de organisatie alles op alles zetten om dit budget te halen. Daarnaast kan het zo zijn dat de budgetten internationaal per afdeling worden toegekend. Als in Nederland verschillende delen en dus personen van (internationale) afdelingen werkzaam zijn, is het niet meteen inzichtelijk welke taken en kosten voor de organisatie in Nederland van belang zijn.

Dilemma

onduidelijk beeld

Deze manier van besturen brengt ook meteen een dilemma voor de bestuurder en de OR in Nederland met zich mee: in hoeverre heeft de bestuurder invloed op de doelen en de uitkomsten van de cijfers in Nederland? De jaarcijfers van een Nederlandse vestiging van een internationale organisatie zullen dan ook cijfers zijn die afgeleid zijn van de toerekeningen van de internationale organisatie. Dit kan een onduidelijk beeld geven over de financiële gezondheid van uw organisatie. De keuze voor bepaalde toerekeningen zijn regelmatig ingegeven door motieven die de gehele (internationale) organisatie ten goede komen en niet per se de Nederlandse organisatie.

Verplicht

geconsolideerd

Uw OR kan samen met uw bestuurder onderzoeken welke financiële stukken en rapportages worden gebruikt in de internationale en de Nederlandse organisatie en hoe deze kunnen worden gelezen. Als de jaarcijfers van de organisatie geconsolideerd zijn, oftewel zijn opgenomen in de cijfers van de moederorganisatie, is er nog wel een manier om te zien hoe de Nederlandse organisatie heeft gepresteerd. De WOR verplicht organisaties om voor de Nederlandse vestiging of afdeling een jaarrekening op te maken of een document dat daarmee vergelijkbaar is. Het doel hiervan is dat de OR inzicht krijgt in de financiële gezondheid van de eigen organisatie.

Failliet

bestemming

ruimere 
vergoeding

Een voorbeeld waarbij dit een rol heeft gespeeld is een OR die aan de bel heeft getrokken toen zij in een internationaal concern de organisatie waren die al jaren goed winst maakte. De OR was natuurlijk erg blij met dit feit, maar minder blij met de bestemming van deze winst: die ging meteen naar het zusterbedrijf, dat er veel minder goed voor stond. Toen de eigen organisatie op een gegeven moment failliet dreigde te gaan, wist de OR aan te tonen dat dat kwam omdat het geld dat zij verdienden meteen werd weggesluisd. Het had niets te maken met het slecht presteren van de organisatie. Een ander voorbeeld is een OR die om deze cijfers vroeg bij een reorganisatie met gedwongen ontslagen. De directie betoogde dat er maar weinig extra geld beschikbaar was voor een ruimere vergoeding voor de mensen die ontslag kregen. Een kijkje in de (gemaakte) jaarrekening van de organisatie liet zien dat er vele miljoenen beschikbaar waren en dat de organisatie ook werd gebruikt om kosten voor andere organisaties in de groep te verminderen.

8.2.2 Verschillen in periodieke rapportages

afstemmen

tussentijdse rapportage

Niet alleen de jaarcijfers en begrotingen kunnen er verschillend uitzien bij organisaties. Tussentijdse rapportages laten duidelijk zien waarop gestuurd moet worden. Gaat het over de omzet, de productiekosten, de inzet van ingeleend personeel of staat de kwaliteit voorop? Ook over deze cijfers is het verstandig om met de bestuurder af te stemmen waar op wordt gestuurd en waar de organisatie op wordt afgerekend. Zo kijkt ook uw OR naar de cijfers in de goede context. Ideaal gezien laat de tussentijdse rapportage zien waar de organisatie op wil sturen. Het komt ook voor dat de ICT-ondersteuning in de organisatie niet optimaal is. Dan kunnen deze cijfers niet snel geleverd worden. Als dit het geval is, is dit belangrijke informatie voor uw OR. Erg jammer, maar soms is dit een realiteit waar niet alleen de OR, maar ook de rest van de organisatie (tijdelijk) mee moet omgaan.

Verschillen

veranderingen

Er zijn grote verschillen mogelijk tussen de rapportages in de diverse sectoren. In productiebedrijven is de orderportefeuille bijvoorbeeld erg belangrijk. Deze cijfers zijn een indicatie voor de bezetting en ook de kosten en personeelsinzet. Is de bezetting op orde of is het noodzakelijk om de productielijnen op of af te schalen? Deze cijfers kunnen soms al lang van tevoren laten zien dat er belangrijke veranderingen in de organisatie zullen moeten gaan plaatsvinden. Meerjarige overproductie met bijbehorende overwerkkosten kan ook een reden zijn om te gaan investeren in meer machines en om meer of ander personeel te gaan zoeken.

8.2.3 Subsidies of extern bepaalde tarieven

kaderbrief

politiek 
primaat

Organisaties die in grote mate afhankelijk zijn van subsidies of andere gelden waarvan zij de tarieven niet zelf kunnen vaststellen, werken en kijken graag vooruit. Zulke organisaties werken vaak met een kaderbrief. Deze geeft het financiële kader en de voorwaarden aan waarmee de begroting kan worden opgesteld. Zo’n kaderbrief kan ook voor uw OR belangrijke informatie bevatten. Tot slot kunnen met name overheidsorganisaties, zoals gemeentes, te maken krijgen met een zogenoemd politiek primaat. Dat houdt in dat de politiek besluiten neemt over de omvang van de begroting en de werkwijze van de organisatie. Daar moet de organisatie zich dan naar voegen, wat niet altijd makkelijk is. De belangen van de bestuurder en OR zullen dan niet ver uiteenlopen. Het kan dan nuttig zijn om samen te onderzoeken hoe deze financiële opdracht kan worden ingevuld.

8.2.4 Vinger aan de pols

regelmaat

rapportagecyclus

bekend raken

Uw OR moet goed op de hoogte zijn én blijven van de financiële ontwikkelingen van uw organisatie. Daarvoor is het van belang dat uw OR de financiële informatie met een zekere regelmaat ontvangt. Het meest eenvoudig is om aan te sluiten bij de financiële beheerscyclus van uw organisatie. Deze is vaak vastgelegd en het is een voordeel om ook overleggen te plannen in lijn met deze rapportagecyclus. Vaak lukt het ook om de OR op te nemen in de verzendlijst van de stukken die in de financiële beheerscyclus worden verzonden. Zo kan uw OR de financiële ontwikkeling van de organisatie goed volgen. Als er maatregelen moeten worden genomen omdat het financieel iets minder goed gaat, heeft uw OR dit net als uw bestuurder al een tijdje aan zien komen (zie afbeelding op pagina 93). Een ander voordeel voor uw OR is dat u zo sneller bekend raakt met en gewend raakt aan de manier van rapporteren. Voor de meeste mensen is financiën een vakgebied waar wat oefening voor nodig is.

8.2.5 Convenant of bedrijfscommissie

informatievoorziening

toetsen en bemiddelen

Wat kan uw OR doen als het niet lukt om de financiële informatie regelmatig te ontvangen? Allereerst is het zaak om met uw bestuurder het gesprek aan te gaan over waar het misloopt. Is er een generiek probleem met de informatievoorziening? Dan is dat een probleem dat breder speelt in de organisatie. Als er wel de wil is om de cijfers met enige regelmaat te delen, kunnen de OR en de bestuurder een convenant afspreken. Hierin staat dan precies vermeld welke stukken met de OR gedeeld worden en op welk moment. Zo’n officieel document geeft uw OR meer zekerheid dat u wordt meegenomen in de financiële cyclus. Als het echt niet lukt om de financiële stukken als de jaarcijfers, de rapportagecijfers en de begroting in handen te krijgen, is het nog een optie om dit voor te leggen aan de bedrijfscommissie. De bedrijfscommissie toetst en bemiddelt als de OR en de bestuurder niet dezelfde interpretatie van de WOR hebben.