4.4 Instrueren en delegeren
vertellen
In sommige gevallen moet u werknemers of projectteamleden duidelijk vertellen wat er moet gebeuren. Dit is bijvoorbeeld ook het geval als u als ervaren werknemer instructies geeft aan uw meer onervaren collega’s. U geeft een instructie en u verdeelt de taken. Daarnaast moet u als leidinggevende ook taken delegeren. U kunt immers niet altijd alles zelf doen, daar heeft u simpelweg de tijd niet voor. U moet de verantwoordelijkheden dus verdelen over de verschillende werknemers, zonder dat u zelf het overzicht over het geheel kwijtraakt.
Om goed te kunnen delegeren, moet u een helder beeld hebben van de werkzaamheden die er zijn, en van de competenties van de verschillende werknemers.
Instructies
Soms moet u werknemers directe instructies geven. Dit betekent dat u informatie geeft over de inhoud van het werk, maar ook dat u met werknemers oefent om hen bepaalde vaardigheden aan te leren of die te verbeteren.
Handvatten voor goede instructies
vaardigheden
afhaken
vragen stellen
Deze handvatten helpen u om een goede instructie te geven:
- Vraag u af wat iemand concreet moet kunnen na uw instructie. Wat moet hij weten en welke vaardigheden moet hij onder de knie hebben?
- Bepaal het beginniveau van de werknemer. Als u het niveau te gemakkelijk insteekt, loopt u het risico dat iemand afhaakt. Maar als het te moeilijk is, geeft hij het misschien ook op.
- Stel uw instructie op als een stappenplan, waarbij u uitlegt hoe een handeling in zijn werk gaat. Doe de handeling eerst voor en laat de werknemer het daarna zelf doen.
- Controleer of uw instructie is begrepen door tijdens de uitleg regelmatig vragen te stellen.
- Is de taak duidelijk, dan is het de bedoeling dat werknemers hun taken zelfstandig gaan uitvoeren. Geef wel aan dat ze altijd bij u terecht kunnen voor vragen.
Randvoorwaarden
checklist
U delegeert taken om zelf tijd vrij te maken, en tegelijkertijd een werknemer de kans te geven om zich verder te ontwikkelen. Delegeer echter niet ondoordacht taken aan een werknemer, maar denk na over de randvoorwaarden. De volgende checklist helpt u op weg:
- Welke taken delegeer ik?
- Welke werknemer laat ik de taak uitvoeren?
- Welke middelen en bevoegdheden heeft hij nodig?
- Is de werknemer goed op de hoogte van de taak die hij gaat uitvoeren?
- Voert hij de taak goed uit?
- Geef ik de werknemer genoeg vrijheid en verantwoordelijkheid?
- Heb ik de werknemer achteraf gecomplimenteerd?