3.1 Omgangsvormen

cultureel ­

Omgangsvormen zijn cultureel bepaald. Ze kunnen daarom in ieder land en zelfs in iedere laag van de bevolking verschillen. Voor uw loopbaan is het belangrijk dat u in ieder geval de omgangsvormen beheerst die gelden voor de groepen waarmee u zakelijk gezien vaak te maken heeft.

3.1.1 Begroeten

eerste ­kennismaking

Het sociale contact begint uiteraard met een begroeting. Bij een eerste kennismaking zult u meestal de hand schudden van de ander. Al is dit na corona wel minder normaal geworden en zoeken mensen naar alternatieven. Maar ook als u mensen al kent, kan het gebruikelijk zijn om elkaar een hand te geven. Denk aan een belangrijke klant met wie u regelmatig een afspraak heeft. Denk er ook over na hoe formeel of informeel uw relatie met de ander is. Op een zakenrelatie wilt u natuurlijk professioneel overkomen.

3.1.2 Taalgebruik

aanspreekvorm

Ook uw taalgebruik moet u aanpassen aan de situatie en aan de persoon. Hierbij rijst ook de vraag wanneer u iemand mag tutoyeren. Bent u niet zeker van de beste aanspreekvorm, dan kunt u beter het zekere voor het onzekere nemen en de ander formeel benaderen. U spreekt hem dus aan met ‘u’ en ‘meneer’ of ‘mevrouw’. Als de ander liever wil dat u hem met ‘jij’ aanspreekt, geeft hij dat zelf wel aan.

Toon

Let ook op de toon waarop u spreekt. U kunt nog zo’n goed punt hebben, als het onvriendelijk klinkt wil niemand het horen. Als uw intonatie onnatuurlijk de hoogte inschiet, komt u misschien zenuwachtig en onzeker over. Het is niet altijd even eenvoudig om uw eigen gesprekstoon te evalueren. Vraag daarom eens aan collega’s hoe het hen in de oren klinkt en wat u kunt verbeteren.

Woordkeuze

stopwoordjes

Daarnaast is uw woordkeuze erg belangrijk. Het spreekt voor zich dat het niet goed overkomt als u grof taalgebruik hanteert. Maar er zijn ook subtielere zaken waar u op kunt letten. Gebruikt u vaak woorden als ‘misschien’, ‘eigenlijk’ of ‘eventueel’? U klinkt dan twijfelachtiger dan u het misschien bedoelt. Beperk ook het gebruik van stopwoordjes, deze kunnen irritatie wekken.

3.1.3 Informele gelegenheden

externe relaties

Op informele gelegenheden, zoals borrels en recepties, kunt u collega’s beter leren kennen of met (potentiële) externe relaties in contact komen. U moet dit uiteraard wel handig aanpakken.

Voorstellen

U maakt op borrels vaak kennis met nieuwe mensen, maar soms bent u degene die anderen aan elkaar moet voorstellen. Noem daarbij niet alleen hun namen, maar meld ook een persoonlijke eigenschap of hun functie. Op die manier weten zij wie ze tegenover zich hebben en heeft u al een voorzetje gegeven voor een gespreksonderwerp. Bijvoorbeeld: ‘Bob, dit is mijn collega Jeanine. Zij heeft dat mooie rapport geschreven dat ik je heb laten lezen. Jeanine, dit is Bob van de firma Van Dijk & Zonen. Wij gaan dit jaar een nieuw project voor zijn bedrijf uitvoeren.’

3.1.4 Netwerken

netjes ­afronden

Om efficiënt te netwerken wilt u tijdens formele en informele bijeenkomsten zo veel mogelijk mensen spreken. Maar hoe rondt u een gesprek netjes af zonder dat dit abrupt of onbeleefd overkomt? Loop nooit zomaar weg, ook niet als het gesprek is stilgevallen of de ander in gesprek is met een derde persoon naast u.

Slotzin

Vertrek met een slotzin, waarin u netjes gedag zegt of verklaart waarom u weggaat. U kunt aangeven dat u iemand ziet lopen die u nodig moet spreken of dat u naar het toilet gaat. Eventueel geeft u er een persoonlijk tintje aan door te zeggen: ‘Het was leuk om u weer eens te spreken, meneer Van Dijk.’

Netwerken

intern en extern

Om uw zorgvuldig opgebouwde relaties te onderhouden, moet u continu bezig blijven met netwerken, zowel intern als extern. Intern zorgt u er door actief te netwerken voor dat u door collega’s gezien wordt en dat zij weten waarvoor ze bij u terecht kunnen. Extern dient netwerken ertoe om contacten met zakenrelaties en (potentiële) klanten warm te houden.

3.1.5 Culturele verschillen

directheid

Moet u ook communiceren met buitenlandse collega’s of zakenrelaties, houd dan rekening met cultuurverschillen. Niet iedereen is bijvoorbeeld gewend aan de Nederlandse directheid. Waar in Nederland een zakenrelatie u misschien snel laat blijken dat u mag tutoyeren, is dat in sommige andere culturen ondenkbaar.