6.5 Administratie bijhouden
Het gehele offertetraject kan al snel uitlopen op een langdurig proces. Vanaf het moment dat u de offertebehoefte benoemt tot aan het moment dat u een keuze maakt, kan het al snel maanden duren.
naslagwerk
Het is dan ook belangrijk dat u het hele proces administratief goed verwerkt. Zo heeft u een naslagwerk dat u niet alleen gebruikt om uw keuze te onderbouwen, maar het kan ook hulp bieden bij juridische geschillen. U heeft dan het bewijs in uw administratie.
6.5.1 Administratie van het proces
centrale plek opslaan
afspraken
Het is belangrijk om vanaf het eerste moment uw administratie op orde te hebben. Vaak worden offertetrajecten door meerdere personen binnen één organisatie begeleid, dus is het handig om alle informatie op een centrale plek op te slaan. Daarnaast wordt er in de communicatie tijdens het proces veel naar eerdere overleggen, gesprekken, brieven, mails enzovoorts verwezen. Voor een enkele leverancier kunt u dat wellicht allemaal onthouden, maar als u meerdere leveranciers heeft benaderd, wordt dat al lastiger. Het is daarom goed om het hele proces per leverancier te administreren. Sowieso legt u vast met wie u contact heeft en met wie u de afspraken maakt. Daar kunt u in een later stadium weer naar verwijzen, bijvoorbeeld als de verkoper door zwangerschap langere tijd afwezig is en een vervanger het werk overneemt.
Heeft u de verkoper persoonlijk of telefonisch gesproken en zijn er in dat gesprek afspraken gemaakt, bevestig die dan zwart op wit. Doe dat via de e-mail of post. Vraag de verkoper om daarop te reageren.
6.5.2 Administratie van winnaar
getekende offerte
De administratie rondom het winnende aanbod is ook erg belangrijk. De verkoper verwacht een getekende offerte terug als bewijs van overeenkomst. U moet dus een origineel voor uw eigen administratie hebben. Vraag daarom altijd de offertes in meervoud aan. Het aantal is afhankelijk van het aantal dat u uitdeelt. Houd als vuistregel aan dat u er zelf altijd twee in bezit houdt. Een exemplaar voor uzelf en één om ondertekend terug te sturen.
kopie
zeven jaar
Sowieso maakt u een kopie van de offerte die u terugstuurt, dus de variant met uw handtekening eronder. Dit is de versie waarop de hele overeenkomst is gebaseerd, dus dit document gebruikt u om eventuele onduidelijkheden te weerleggen. De leverancier kan u nu niet meer verrassen met wijzigingen, want u heeft het origineel – met handtekening – in uw administratie.
Bewaarplicht van zeven jaar
De Belastingdienst eist dat u uw administratie zeven jaar bewaart, dus ook de offerte moet u zeven jaar bewaren. Als het om onroerende zaken gaat, heeft u zelfs een bewaarplicht van twaalf jaar.
Die bewaarplicht heeft de factuur als uitgangspunt. Maar de fiscus kijkt verder en eist van de verzender en ontvanger dat niet alleen de factuur wordt bewaard, maar ook de offerte, opdrachtbevestiging en bewijs van betaling.
6.5.3 Administratie van afvallers
toestemming
Het is heel nuttig om de offertes van de afgevallen verkopers toch te bewaren. Wellicht wilt u in een later stadium alsnog zaken met hen doen. Het exacte aanbod uit de offerte is dan komen te vervallen, maar als u opnieuw contact opneemt kunt u naar de eerste offerte verwijzen.
Vraag wel altijd toestemming om de offerte te mogen bewaren. Zeker als er persoonsgegevens in staan, heeft u toestemming nodig om het document te bewaren.