6.3 Afwijzingsbrief
verpak het positief
U communiceert natuurlijk niet alleen met de verkoper waar u de opdracht aan gunt. Zoals gezegd moet u ook de afvallers op de hoogte brengen van uw keuze. Doe dat door hun bijvoorbeeld een brief te sturen. In de brief neemt u de volgende onderdelen op:
- U noteert de datum.
- U dankt de verkoper voor de offerte.
- U geeft aan op welke onderdelen u de offertes heeft vergeleken en u geeft aan dat daarom de keuze op een ander is gevallen. U kunt hier aangeven op welke vlakken de offerte tekortschoot, maar u bent dat niet verplicht. Doet u dat wel, verpak het dan positief met een opmerking zoals: ‘Wij zijn ervan overtuigd dat de kwaliteit van uw product goed is, maar hebben andere wensen wat betreft de voorgestelde levertijd.’
- U spreekt nogmaals uw dank uit voor het uitbrengen van de offerte en de inspanningen die daarmee gepaard gaan.
- U geeft aan met wie de verkoper contact op kan nemen als hij vragen heeft, u vermeldt ook de contactgegevens van die persoon erbij.
Heeft u een verkoper een afwijzingsbrief gestuurd, kijk dan niet vreemd op als hij u opbelt. Hij heeft het recht om te weten waarom hij het niet is geworden. De verkoper zal dan geen genoegen nemen met een prijsargument, u moet uw keuze beter kunnen motiveren.
excuses
Het is natuurlijk nooit leuk om een afwijzingsbrief te sturen, net zoals het niet leuk is om die te ontvangen. Houd de brief zakelijk en feitelijk, anders bent u al snel geneigd om excuses te maken of zelfs te verzinnen. Dat is onnodig. Deel uw keuze kort en bondig mee.
Sportieve verliezer
bedankbrief
aangename verrassing
Ondanks de teleurstelling kan een ‘verliezende’ partij u toch een bedankbrief sturen. Hij zal u daarin bedanken voor het getoonde vertrouwen. U heeft hem toch gevraagd een offerte uit te brengen. Met de bedankbrief hoopt de leverancier, met het oog op de langere termijn, een goed beeld van zichzelf achter te laten. Hij zal dan ook aangeven dat hij bij een volgende opdracht graag weer meedoet. Voor u een aangename verrassing en wellicht de reden om zijn contactgegevens te bewaren.