Bedenktijd bij beoordeling offertes communiceren

Als een organisatie meerdere partijen heeft gevraagd om offertes uit te brengen, komen er meestal ook meerdere offertes binnen. Het is vaak niet mogelijk om die offertes binnen een dag te beoordelen. Een antwoordbrief of -mail is dan communicatief een slimme keuze.

Een leverancier of verkopende partij zal na het sturen van een offerte niet binnen één dag antwoord verwachten, maar waarschijnlijk wil hij wel weten wannéér hij antwoord kan verwachten. Als een organisatie niet aangeeft op welk moment zij een beslissing neemt, zullen verkopers constant in de inbox zitten of aan de telefoon hangen. Ze willen de beslisperiode zo gebruiken om de keuze hun kant op te laten vallen. Ondertussen willen interne beslissers niet door externen beïnvloed worden. Zij willen rustig alle gepresenteerde prijzen, voorwaarden, voors en tegens tegen elkaar kunnen wegstrepen, en eventuele prijstrucs doorzien. De telefoon niet opnemen is in ieder geval niet de oplossing, dat zorgt voor onduidelijkheid. Het is veel handiger om bij het ontvangen van de offerte (e-learning) direct aan te geven hoeveel bedenktijd de organisatie nodig denkt te hebben. In die mededeling kan ook staan dat de beslisser bij vragen en onduidelijkheden zelf contact opneemt.

Reactietermijn en definitieve keuze offerte

Ontvangt een organisatie een offerte, dan is het slim om daar direct op te reageren met een officieel antwoord. Daarin wordt de leverancier of verkopende partij allereerst bedankt voor het uitbrengen van de offerte, bijvoorbeeld door te zeggen dat de geïnvesteerde tijd en moeite gewaardeerd worden. In die brief zet de organisatie vervolgens de werkwijze uiteen, en vertelt zij het volgende:

• dat de offerte en bijhorende bijlagen in goede orde zijn ontvangen;
• wanneer de reactietermijn eindigt of is geëindigd;
• hoeveel tijd ervoor nodig is om de offertes te vergelijken, en hoe de organisatie daarbij te werk gaat;
• op welke datum de verkoper uiterlijk een reactie of de definitieve keuze kan verwachten;
• eventueel de contactpersoon die de verkoper kan benaderen in de periode totdat de organisatie een beslissing neemt.

Antwoord via hetzelfde kanaal

Het is daarnaast aan te bevelen om het antwoord via hetzelfde kanaal te sturen waarlangs zij de offerte heeft ontvangen. Stuurt de verkoper een offerte via de post, dan volgt de reactie ook via de post. Heeft een organisatie de offerte via de e-mail ontvangen, dan komt het antwoord ook via de mail.