1.2 Soorten offertes

Offertes worden in verschillende categorieën opgedeeld. Iedere situatie vraagt immers om een andere offerte. U kunt de volgende soorten offertes verwachten:

• gevraagde offerte;
• ongevraagde offerte;
• productofferte;
• dienstenofferte;
• betaalde offerte;
• klantgerichte offerte.

1.2.1 Gevraagde offerte

op eigen ­verzoek

Offertes krijgt u over het algemeen op uw eigen verzoek. U wilt immers weten wat de kosten en voorwaarden zijn van een dienst of product. Als u een offerte aanvraagt, kan dat op verschillende manieren:

• naar aanleiding van een telefonisch verkoopgesprek;
• online, bijvoorbeeld via een websiteformulier of e-mail;
• u krijgt een offerte na een persoonlijke ontmoeting met een verkoper. Hij is bij u op bezoek geweest, u bent bij hem op bezoek geweest of u heeft hem op bijvoorbeeld een beurs ontmoet.

goede uitgangspositie

Op het moment dat u een offerte aanvraagt, bent u de vragende partij: u heeft iets van de leverancier nodig. Die leverancier heeft daardoor een goede uitgangspositie. U heeft hem namelijk niet voor niets uitgekozen! De eerste kennismaking is al bevallen en nu heeft u hem nodig. Let erop dat de leverancier zich er niet makkelijk vanaf maakt met een standaardofferte; u wilt een op maat gemaakt prijsvoorstel.

Tijd

Geef in uw offerteaanvraag aan hoeveel tijd u heeft. Geef bijvoorbeeld aan op welk moment u de offerte nodig heeft. Neem daarin zelf het initiatief. Het is meteen een goede indicatie van de werkwijze van de leverancier. Levert hij de offerte niet op tijd aan, dan valt hij eigenlijk al af.

1.2.2 Ongevraagde offerte

behoefte

Uiteraard zal het ook voorkomen dat u juist wordt verrast door een offerte. Verkopers kunnen namelijk ook ongevraagd offertes versturen. Gek genoeg gebeurt dat nog niet veel, maar het is wel een optie. De verkoper heeft uit een gesprek opgemaakt dat er een behoefte is en speelt daar met de offerte op in. Het kan zelfs voorkomen dat uw organisatie in het nieuws is en dat leveranciers daar ongevraagd op inspelen door hun oplossing aan te bieden. Ze doen dat dan in de vorm van een offerte.

1.2.3 Productofferte

specificaties

Offertes zijn daarnaast op te delen in product- en dienstenoffertes. Productoffertes kunt u in twee situaties opvragen:

• Een offerte als u bijvoorbeeld al jaren met een machine werkt en bij de leverancier alle specificaties al bekend zijn, bijvoorbeeld omdat hij de machine heeft geleverd.
• U benadert nieuwe leveranciers om een offerte uit te brengen voor het vervangen van de machine.

beoordelen

Als de leverancier nog niet bekend is met uw product, dan kunt u direct de specificaties in verband met de aanvraag van het apparaat meesturen. Wilt u uw bedrijfspand laten verven, dan kunt u de verfwinkel direct de afmetingen en oppervlakte van het te schilderen object meesturen. Dat maakt het voor de leverancier veel makkelijker om een goede offerte op te stellen. Voor u wordt het beoordelen van de offertes makkelijker, want alle offertes zijn volgens dezelfde door u verstrekte gegevens opgesteld.

1.2.4 Dienstenofferte

expertise

portfolio

Een offerte voor een dienst is lastiger op te stellen en moeilijker om te beoordelen. Het prijsvoorstel gaat immers niet om een tastbaar aantal producten, maar om geleverde arbeidsuren in combinatie met expertise. Het voorstel dat u ontvangt, kunt u daardoor niet langs een concrete meetlat leggen. In het voorbeeld van het bedrijfspand dat geschilderd moet worden, schrijft u verschillende schilders aan. Er zal altijd een prijsverschil tussen de offertes zitten, omdat de schilders beweren een andere kwaliteit te leveren. Het is dan aan hen om aan te tonen waarom zij de dienst tegen die prijs kunnen leveren. Aan u de taak om de juiste partij te kiezen. U doet dat onder meer op basis van vertrouwen, portfolio, andere klantervaringen, snelheid van leveren en de kwaliteit en expertise van de medewerkers.

1.2.5 Betaalde offerte

U kunt eenvoudige offertes opvragen voor bijvoorbeeld het laten drukken van reclameposters, maar u kunt ook ingewikkelde offertes opvragen voor zaken zoals het beheer van uw volledige reputatiemanagement of het aankopen van data bij databrokers.

enorme ­bedragen

uniek

Als de offerte een gecompliceerd uitvoeringstraject vergt, dan kan het voorkomen dat u betaalt voor een offerte. Denk dan aan offertes voor grote projectvoorstellen en offertes voor enorme bedragen. Hoewel het niet vanzelfsprekend is om voor een offerte te betalen, zullen er zeker organisaties zijn die geld vragen om een offerte uit te brengen. Vaak zijn dit bedrijven met een goede reputatie en een bijzondere expertise. Hun aanbod is zo uniek, dat zij het zich kunnen veroorloven om geld te vragen voor het uitbrengen van de offerte. Het is echter niet zo gek als het lijkt. De organisatie deelt namelijk zijn specifieke expertise en daar mag dan best wat tegenover staan.

1.2.6 Klantgerichte offerte

Je met een offerte onderscheiden op alleen de prijs is bijna niet meer mogelijk. Daarom zullen leveranciers zich op allerlei andere manieren proberen te onderscheiden. Bij de ene opdracht krijgt u gratis een iPad, terwijl de andere leverancier ervoor kiest om met staffelkortingen te werken. U merkt ongetwijfeld ook dat steeds meer leveranciers de offerte persoonlijker en meer op maat zullen maken. U mag dat ook verwachten van een leverancier. Uiteraard moet de inhoud technisch in orde zijn met de nadruk op de prijs en is het karakter formeel-juridisch. De offerte moet naar uw situatie zijn toegeschreven; u heeft er niets aan als die vol staat met vakjargon dat u niet begrijpt. U mag dus verwachten dat de offerte klantgericht is en op maat is gemaakt, in persoonlijke en begrijpelijke taal.