5. Het beantwoorden van een offerte

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier MT Rendement

Publicatiedatum: september 2018

Het ontvangen van een offerte is eigenlijk best een spannend moment. U wilt graag een leverancier vinden voor een opdracht, maar het moet wel binnen uw budget passen. Vervolgens wordt het nog interessanter, want nu moet u de offertes van leveranciers met elkaar vergelijken. In dat spanningsveld is veel winst te behalen, maar het betekent ook dat u met de leveranciers moet communiceren.

samples en monsters

verwachtingen

Verkopers zullen er werk van maken om hun offerte op een positieve manier bij u onder de aandacht te brengen. Daardoor bestaat de kans dat ze de offerte persoonlijk komen bezorgen, of ze voorzien hun aanbod van samples en monsters. Dat is allemaal nog vrij onschuldig, maar offertes kunnen ook bijlages hebben in de vorm van tickets of luxe relatiegeschenken. Het is goed om daar op voorhand al een beleid voor op te stellen; wat kunt u wel en wat kunt u juist niet aannemen? Is het bijvoorbeeld echt nodig om drie dagen in de Zwitserse Alpen te skiën om een offerte voor een te bouwen website te bespreken? Het aannemen van een royaal geschenk schept verwachtingen en brengt u in de positie dat u geen vrije keuze meer heeft.

Grote kans dat uw organisatie al een beleid heeft opgesteld voor het wel of niet aannemen van geschenken. Leef dat na. Als u een geschenk moet weigeren, kunt u dat ook verklaren tegenover de verkoper.

Steekpenningen

uit den boze

Het aannemen van steekpenningen is natuurlijk al helemaal uit den boze! Steekpenningen zijn geldschenkingen met als doel om een bevoorrechte behandeling te verkrijgen, niets meer en niets minder.

Relatiegeschenk vs. steekpenning

aangifte

referenties

Voor de gever zijn relatiegeschenken fiscaal aftrekbaar, steekpenningen niet. Het is handig om te weten waar de grens ligt, zodat u zelf ook die grens kunt trekken. Helaas is het niet zo eenvoudig. Een steekpenning is een strafbaar feit, maar het moet wel aantoonbaar zijn. Dat bewijs ligt in ‘het beïnvloeden van betrokken personen’. Als een inspecteur van de Belastingdienst dat ontdekt, zal hij zelfs aangifte doen. Dat is bijvoorbeeld het geval als de verkoper u een geldbedrag van € 5.000 aanbiedt, terwijl u een offerte heeft opgevraagd om uw klantenservice uit te besteden. Als u voor hetzelfde bedrag een bedrijfsbezoek in India krijgt aangeboden, is het al lastiger te bepalen. In dat geval wil de leverancier laten zien hoe de klantenservice door zijn Indiase werknemers wordt ingevuld. Dit is een twijfelgeval; u kunt dan ook om bewijs vragen in de vorm van referenties, foto’s, video’s en audiofragmenten. Op die manier voorkomt u de verdenking van het aannemen van steekpenningen.

5.1 Nabellen

Luxe geschenken zijn dus een no-go bij offertes. Maar een gesprek kan helemaal geen kwaad. Verkopers zullen hun offertes dan ook nabellen. U kunt zelf aangeven wanneer u gebeld wilt worden, of u spreekt het met de verkoper af als hij de offerte inlevert. Het is voor u al een eerste indicatie van de werkwijze van de verkoper: let op dat hij zijn...

5.2 Tijd om te beoordelen

Als u meerdere partijen heeft gevraagd om offertes uit te brengen, krijgt u natuurlijk ook meerdere offertes. Het is niet mogelijk om die offertes binnen een dag te beoordelen. Dat zal een verkoper ook niet van u verwachten, maar hij wil toch zeker weten wanneer hij dan wel antwoord kan verwachten. Als u niet aangeeft op welk moment u een...

5.3 Antwoordbrief schrijven

Ontvangt u een offerte, dan is het slim om daar direct op te reageren met een officieel antwoord. Uiteraard bedankt u daarin de leverancier voor het uitbrengen van de offerte. Geef daarin aan dat u zijn geïnvesteerde tijd en moeite waardeert. In die brief zet u vervolgens uw werkwijze uiteen, u vertelt welke stappen u nu gaat nemen: U vermeldt nog...

5.4 Delen van de offerte accepteren

Als u een offerte ontvangt, behelst dat aanbod een volledige opdracht. Na extra onderzoek en calculatie kan blijken dat u de offerte als geheel niet aantrekkelijk vindt, maar aparte onderdelen wel. Stel dat u cateraars heeft uitgenodigd om een offerte uit te brengen voor de catering van een evenement dat u organiseert. Dan kan de offerte voor het...

5.5 Onderhandelen

Een offerte is een aanbod en dat betekent niet dat onderhandelingen uitgesloten zijn. Sterker nog: waarom zou u zomaar akkoord gaan met het aanbod? Wellicht ziet u zelf ruimte in de prijs, omdat u er heel anders over denkt. Bij zakelijke voorstellen is het volkomen logisch dat u nog onderhandelt over bijvoorbeeld de prijs, levertijd of geleverde...

U bent hier